Dùng thử miễn phí
voip and email synergy
Hỗ trợ

VoIP và email: Những ưu điểm tuyệt vời nhất

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Được sửa đổi lần cuối vào November 2, 2021 tại 11:19 am

Chắc chắn, email marketing (tiếp thị qua email) vẫn được công nhận là kênh marketing hiệu quả nhất, nhưng với sự phát triển mạnh mẽ của các kênh marketing kỹ thuật số, thì việc xây dựng một trải nghiệm khách hàng đa kênh là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp. Ý tôi muốn nói ở đây là chiến lược marketing của bạn phải bắt kịp với xu hướng mới nhất, để giữ cho thương hiệu của bạn có được một vị trí độc đáo nhất định trong thế giới năng động này. Vì vậy, bạn cần phải kết hợp mạng xã hội, email, cũng như công nghệ VoIP vào hoạt động marketing của mình.

Chúng ta cùng nhìn qua sơ đồ dưới đây để hiểu vị trí của công nghệ VoIP trong chiến lược marketing.

Hệ thống VoIP giúp cải thiện chiến lược thiết kế đồ họa thông tin marketing
Nguồn: Martechseries

Với những người chưa biết, thì VoIP là một công nghệ cho phép bạn liên lạc với khách hàng bằng một cuộc gọi online. Dưới đây là các tính năng và lợi ích hàng đầu của việc sử dụng công nghệ VoIP (đối với các doanh nghiệp nhỏ).

Thật thú vị khi được biết gần 80% dân số thích dùng điện thoại, điều này phản ánh tầm quan trọng của nó trong thế giới marketing.

Các kênh tương tác ưa thích của khách hàng

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc kết hợp công nghệ VoIP và email để tận dụng được tối đa kế hoạch marketing của bạn. Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thức hoạt động của công nghệ VoIP và email.

Giúp doanh nghiệp tập trung vào việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ kịp thời cho khách hàng

Dịch vụ khách hàng là một trong những bộ phận không thể thiếu trong việc thúc đẩy tăng trưởng của doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp công nghệ VoIP và email, bạn có thể giao tiếp với khách hàng bằng điện thoại và email cùng lúc. Nó sẽ loại bỏ việc tìm kiếm thủ công các email và cải thiện tốc độ dịch vụ khách hàng. Chiến lược này có thể được sử dụng để tiếp cận khách hàng mới và giúp xóa bỏ bất kỳ sự e ngại ban đầu nào về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Hãy đảm bảo là bạn được trang bị một hệ thống CRM (Quản trị quan hệ khách hàng), giúp tích hợp tất cả các kênh tương tác để tất cả nhân viên hỗ trợ có thể truy cập thông tin chi tiết của các hoạt động liên lạc trước đó bằng cuộc gọi cũng như email. Nó sẽ rút ngắn khoảng cách giao tiếp giữa bạn và khách hàng, loại bỏ khả năng xảy ra sai sót. Vì khách hàng sử dụng email và điện thoại nhiều nhất, nên việc kết hợp cả hai phương thức này sẽ là một yếu tố mang tính bước ngoặc đối với doanh nghiệp của bạn. Điều khiến nó trở nên khác biệt là tính hiệu quả về chi phí. Chúng ta cùng xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu chi phí khi sử dụng công nghệ VoIP.

Chi phí và giá trị tiết kiệm được nhờ hệ thống VoIP
Nguồn: Martechseries

Chúng có thể được sử dụng vào mục đích đào tạo

Học hỏi và phát triển là một khía cạnh quan trọng có được thông qua sự kết hợp công nghệ VoIP và email marketing. Hãy lưu lại các thư từ email cũng như các bản ghi âm cuộc gọi để có thể sử dụng chúng vào việc đào tạo nhân viên của mình. Nó sẽ giúp nhân viên CSKH biết cách giao tiếp với các đối tượng khách hàng khác nhau cũng như mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch. Nó cũng mang lại cho bạn một cái nhìn sâu sắc về mục tiêu của khách hàng. Bạn có thể nhận biết được cách họ thay đổi giọng điệu và ngôn ngữ theo hoàn cảnh. Ví dụ, bạn có thể nhận ra các mẫu giao tiếp giống nhau cùng phản ánh một vấn đề duy nhất nào đó. Nó giúp cho nhân viên của bạn chuẩn bị tốt hơn cũng như xây dựng thái độ đồng cảm trong hoạt động hỗ trợ khách hàng. Bạn có thể sử dụng các mẫu email giao dịch cũng như các mẫu email thiết kế riêng để thu hẹp khoảng cách giao tiếp của các cuộc hội thoại. Điều này sẽ cho phép bạn tối ưu hóa hoạt động và các phương thức tốt nhất cho dịch vụ khách hàng và hoạt động bán hàng. Theo thời gian, nó sẽ giúp tạo ra các chuyên viên lành nghề cho doanh nghiệp cũng như thúc đẩy đáng kể hiệu suất làm việc của họ.

VoIP cùng với email sẽ giúp giải quyết hiệu quả các khiếu nại của khách hàng

Bất cứ khi nào bạn nhận được một thông báo khiếu nại, phần mềm sẽ phát hành một ticket để liên lạc và theo dõi tiến trình cùng lúc. Tuy nhiên, nếu không có công nghệ VoIP, bạn sẽ không thể giao tiếp được qua giọng nói. Kết quả là dẫn đến các nhầm lẫn và làm ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ trải nghiệm khách hàng. Để không xảy ra trường hợp như vậy, bạn nên tích hợp giải pháp VoIP của mình với nhà cung cấp dịch vụ email. Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho việc tiếp nhận khiếu nại nhanh chóng và giúp bạn giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng. Nếu bạn muốn giải quyết êm đẹp các khiếu nại của khách hàng cũng như tránh xảy ra những xung đột không đáng có, thì nên cân nhắc sử dụng kết hợp công nghệ VoIP với email.

Cho phép quản lý rủi ro và các quy định

Để không phải ngụp lặn trong cuộc chiến pháp lý, bạn phải có đủ tất cả “bằng chứng”. Nói cách khác, bạn phải lưu trữ tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng, dù là điện thoại hay email trong cơ sở dữ liệu để có thể tránh việc phát sinh các vấn đề pháp lý. Nó sẽ bảo vệ lợi ích của khách hàng cũng như giúp bạn tuân thủ theo các quy tắc và quy định.

Bạn sẽ có được cái nhìn sơ nét về số liệu phân tích marketing

Trong khi các công cụ email marketing cho phép bạn tiếp cận các chỉ số như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ spam và tỷ lệ thoát trang, thì các số liệu phân tích VoIP sẽ cho bạn biết có bao nhiêu người đã trả lời cuộc gọi và số lượng câu hỏi qua điện thoại. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi các hoạt động marketing khác nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ những số liệu phân tích này với nhóm marketing và doanh nghiệp để họ có thể phát triển nhiều nội dung marketing thu hút hơn.

VoIP và email: Những ưu điểm tuyệt vời nhất

Nó cho phép phân chia nhóm khách hàng và cá nhân hóa tốt hơn

Với sự trợ giúp của công nghệ VoIP, bạn sẽ được trang bị các số liên lạc khác nhau tùy theo vị trí địa lý của khách hàng. Nó sẽ cho phép bạn tạo ra trải nghiệm toàn diện và địa phương hóa cho từng khách hàng. Với các mã vùng khác nhau cùng các số điện thoại miễn phí, bạn sẽ có thể thực hiện tất cả các cuộc gọi từ một nền tảng duy nhất. Điều này tương tự như gửi email hàng loạt đến các nhóm khách khác nhau dựa trên vị trí địa lý của họ. Các giải pháp VoIP cho phép bạn hướng đối tượng mục tiêu các nhóm khách hàng khác nhau vào các ngày khác nhau dựa theo lần liên hệ cuối cùng giữa họ và doanh nghiệp. Như vậy, bạn sẽ có thể cá nhân hóa nội dung email của mình, làm cho chúng trở nên thú vị và độc đáo hơn.

Bạn có thể thu thập phản hồi của khách hàng cũng như một lượng thông tin người dùng khổng lồ

Tương tự như việc gửi các bản khảo sát và yêu cầu phản hồi sản phẩm bằng email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng gọi điện online để ghi lại phản hồi của khách hàng. VoIP chứng tỏ đây là một phương thức tuyệt vời để thực hiện các cuộc khảo sát và thu thập phản hồi, góp phần xây dựng dịch vụ khách hàng tốt hơn. Điểm hay nhất là bạn có thể ghi âm lại những cuộc gọi và sử dụng chúng khi cần thiết. Hãy nhớ chắc chắn là bạn được quyền ghi âm lại những cuộc gọi này từ khách hàng của mình, để tránh gặp phải rắc rối về sau.

Lời kết

Tính minh bạch và rõ ràng là hai chìa khóa để mở ra cơ hội phát triển to lớn cho doanh nghiệp. Hãy biến chúng thành những nền tảng vững chắc cho kế hoạch truyền thông của bạn. Phương thức tốt nhất để hiện thực hóa điều này là hãy tích hợp email của bạn với công nghệ VoIP và tất cả các kênh giao tiếp khác, giúp bạn có được một nền tảng thống nhất để quản lý tất cả các hoạt động giao tiếp bằng lời nói cũng như văn bản. Nhờ sự trợ giúp của các công cụ sáng tạo đổi mới như LiveAgent, sẽ mang lại giá trị vượt thời gian cho doanh nghiệp khi triển khai các tiện ích này.

Ready to rock your world?

Our all-in-one tool boasts a virtual call center that works with VoIP, email ticketing, social media, and native live chat.

Start rockin'
Kevin George

Tác giả Guest Post

Kevin George

Kevin George is Head of Marketing at Email Uplers, one of the fastest growing custom email design and coding companies, and specializes in crafting professional email templates, PSD to HTML email conversion and free responsive HTML email templates.

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.