Checklist làm việc từ xa
Xu hướng làm việc từ xa vẫn đang tiếp tục phổ biến, khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình này. Nếu bạn là nhà tuyển dụng với một nhóm làm việc từ xa, điều cần thiết là phải giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru.
Checklist này phác thảo các bước cần thiết để quản lý nhóm từ xa để doanh nghiệp của bạn có thể phát triển.
Checklist làm việc từ xa là gì?
Đây là một hướng dẫn cho người sử dụng lao động để giúp họ quản lý nhóm của mình từ xa. Bao gồm việc thiết lập các công cụ và thủ tục phù hợp, cũng như hoạt động giao tiếp.
Tầm quan trọng của checklist làm việc từ xa
Có nhiều lợi ích khi làm việc từ xa, nhưng việc quản lý một đội nhóm mà không cần gặp mặt trực tiếp có thể là một thách thức. Checklist này giúp đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn đi đúng hướng và làm việc hiệu quả khi họ không có mặt tại văn phòng. Người lao động và người sử dụng lao động sẽ được hưởng lợi vì nó giúp thiết lập một số quy tắc cơ bản trong giao tiếp.
Đối tượng hưởng lợi từ checklist làm việc từ xa của chúng tôi?
Checklist kiểm tra công việc từ xa của chúng tôi rất hữu ích đối với:
- Chủ doanh nghiệp: nó xác định xem doanh nghiệp của họ đã sẵn sàng thuê và quản lý nhân viên từ xa hay chưa. Bằng cách này, họ đã chuẩn bị trước cho những trở ngại có thể phát sinh.
- Bộ phận nhân sự: nó giúp họ xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn khi đào tạo nhân viên mới.
- Người lao động làm việc từ xa: họ có thể kiểm tra những khu vực nào được sếp của họ quản lý.
- Nhân viên được trả lương ngoài giờ: giúp xác định xem liệu công việc từ xa có phù hợp với họ hay không.
Tìm hiểu checklist làm việc từ xa
Nội dung cơ bản
Vì sao việc xác định rõ thời giờ làm việc lại quan trọng?
Người lao động cũng như người sử dụng lao động nên nhận thức rõ điều này. Nếu mọi người không biết về giờ giấc làm việc của mình, điều đó có thể dẫn đến các vấn đề về năng suất và hiệu quả làm việc.
Làm thế nào để xác định thời gian làm việc của bạn?
Hỏi xem nhân viên đâu là thời gian thuận tiện nhất để họ thực hiện công việc của mình. Xác định điều gì là tốt nhất cho nhóm của bạn, có thể là giờ giấc làm việc chính xác hoặc lịch trình linh hoạt.Công cụ nào giúp xác định thời gian làm việc?
Các công cụ quản lý thời gian như Trello hoặc Toggl …Vì sao việc thiết lập các trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng lại quan trọng?
Mọi người càng hiểu rõ về nhiệm vụ và kỳ vọng của mình, thì hiệu suất tại nơi làm việc sẽ càng cao hơn. Người sử dụng lao động có thể buộc người lao động phải chịu trách nhiệm về công việc của họ, trong khi nhân viên sẽ cảm thấy mình có tiếng nói hơn trong công việc
Làm thế nào để thiết lập trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng?
Chuẩn bị các bản mô tả công việc quy định trách nhiệm của từng vị trí và đảm bảo cập nhật các bản mô tả này khi cần thiết. Thông báo cho nhân viên của bạn nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.Sử dụng công cụ nào ở bước này?
Các công cụ phối họp nhóm như Trello, Asana hoặc Basecamp tạo ra các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên và theo dõi tiến độ của họ.Vì sao quyết định thời gian nghỉ phép lại quan trọng?
Người sử dụng lao động cần phải xử lý việc nghỉ phép để công việc không bị gián đoạn, trong khi người lao động phải nắm được những nội dung chấp nhận được trong điều kiện nghỉ phép.Tôi quyết định về thời gian nghỉ phép như thế nào?
Tốt nhất bạn nên cho phép nghỉ ít nhất một vài ngày, một số có lương và một số khác không lương tùy theo chính sách cụ thể đối với từng nhân viên. Một số nhà tuyển dụng thậm chí còn cho phép nghỉ phép không giới hạn, nhưng điều đó thường đòi hỏi sự tin tưởng từ cả hai bên và cam kết làm việc có trách nhiệm mà không cần giám sát. Yêu cầu nhân viên thông báo trước ngày nghỉ của họ càng sớm càng tốt.Sử dụng công cụ nào để thiết lập thời gian nghỉ phép?
Sử dụng Google Docs hoặc Sheets để tạo một file theo đó mọi người có thể yêu cầu số ngày nghỉ họ muốn, thêm ghi chú và xem bất kỳ thay đổi nào theo thời gian thực.
Vì sao việc sắp xếp trước các cuộc họp lại quan trọng?
Các cuộc họp phải thiết thực và hiệu quả nếu bạn dự định tổ chức thường xuyên. Bằng cách đó, mọi người có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt mà không lãng phí thời gian.Làm thế nào để sắp xếp trước các cuộc họp?
Bạn nên thiết lập một cuộc họp thường xuyên để cập nhật thông tin cho nhóm. Ví dụ, mỗi sáng thứ sáu hoặc chiều thứ tư. Bạn cũng có thể sắp xếp các cuộc họp đột xuất khi có điều gì đó cần được thảo luận tức thì.
Công cụ nào giúp sắp xếp trước các cuộc họp?
Slack, LiveWebinar, Zoom hoặc Google Hangouts đều là những công cụ giao tiếp qua video tuyệt vời.Vì sao việc sắp xếp tối ưu hóa hoạt động giao tiếp lại quan trọng?
Mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn nếu bạn không có kế hoạch giao tiếp tại chỗ. Để cập nhật thông tin cho tất cả mọi người, việc thiết lập một phương thức giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng là điều cần thiết.Làm thế nào sắp xếp tối ưu hoạt động giao tiếp?
Điều cần thiết là phải theo dõi được tiến độ của các dự án để có thể xác định xem có ai đang tụt lại sau hay không. Hơn nữa, sẽ rất hữu ích khi nắm được công việc hàng ngày của nhóm. Để hợp lý hóa việc giao tiếp với khách hàng, hãy sử dụng phần mềm quản lý ticket, chẳng hạn như LiveAgent. Tất cả email, chat, cuộc gọi, các lượt đề cập trên mạng xã hội và tin nhắn từ các kênh giao tiếp khác của bạn sẽ cùng nằm trong một hộp thư hợp nhất. Điều này giúp việc giao tiếp được dễ dàng hơn cũng như nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
- Giao tiếp nhóm – các công cụ như Asana hoặc Basecamp rất hữu ích, nhưng chỉ khi mọi người sử dụng chúng một cách thường xuyên.
- Giao tiếp với khách hàng – phần mềm hỗ trợ khách hàng tất-cả-trong-một như LiveAgent (dùng thử miễn phí!).
Vì sao việc quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp lại quan trọng?
Các hướng dẫn của công ty sẽ giúp thu hút nhân viên trong tương lai, nhưng chúng cũng rất cần thiết để giữ chân nhân viên. Những nhân viên cảm thấy mình là một phần và có giá trị phù hợp với tổ chức sẽ có nhiều khả năng ở lại làm việc lâu dài hơn.Làm thế nào để giữ gìn văn hóa công ty?
Tạo một danh sách các giá trị cốt lõi và đảm bảo là mọi người đều hiểu rõ chúng. Ngoài ra, sổ tay doanh nghiệp có thể phác thảo các triển vọng và chính sách của công ty.Sử dụng công cụ nào để chăm sóc văn hóa công ty?
Bạn có thể tạo tài liệu Google Docs hoặc tạo video/file trình bày ngắn gọn về các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Vì sao việc kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên lại quan trọng?
Không phải ai cũng có điều kiện lý tưởng để làm việc tại nhà. Nếu bạn muốn nhân viên của mình tập trung vào công việc, họ cần có các nguồn lực và công cụ cần thiết.Làm thế nào để kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên?
Nếu có thể, hãy thuê một địa điểm làm việc trong khu vực của họ (ví dụ: một văn phòng làm việc chung). Nếu không, hãy cố gắng cung cấp cho họ điều kiện làm việc tốt hơn ở nhà bằng cách cung cấp một số thiết bị (ghế, bàn …).
Sử dụng công cụ nào để kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên?
Để tìm hiểu xem nhân viên nào đang thiếu môi trường làm việc từ xa phù hợp, bạn có thể khảo sát họ qua Google Form.Vì sao việc lập kế hoạch đào tạo từ xa lại quan trọng?
Nếu bạn không có kế hoạch đào tạo, sẽ gây khó khăn cho nhân viên mới khi làm quen với mọi thứ.Làm thế nào để lập kế hoạch đào tạo từ xa?
Lên kế hoạch cho các cuộc họp video và các buổi đào tạo để nhân viên của bạn nhanh chóng làm quen với hệ thống mới. Tạo sổ tay cho mỗi nhân viên để họ có thể tự làm quen với các hướng dẫn của công ty.
Sử dụng công cụ nào để lập kế hoạch đào tạo từ xa?
Bạn có thể sử dụng LiveWebinar cho các buổi đào tạo trực tuyến. Tạo sổ tay trong Google Docs/Sheets.Phương diện kỹ thuật
Vì sao việc đảm bảo nhân viên được trang bị các thiết bị cần thiết lại quan trọng?
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không có các thiết bị hoặc công cụ cá nhân thích hợp, sẽ rất khó để họ hoàn thành công việc của mình.Làm thế nào để đảm bảo rằng nhân viên của bạn có các thiết bị cần thiết?
Hãy trang bị cho nhân viên của bạn những công cụ và thiết bị phù hợp.Sử dụng công cụ nào để đảm bảo là nhân viên có các thiết bị cần thiết?
Bạn có thể tạo danh sách các yêu cầu làm việc từ xa trên Google Docs/Sheets. Xem xét đầu tư vào công nghệ như lưu trữ đám mây (ví dụ: Dropbox) và chia sẻ file (Google Drive).
Vì sao đường truyền internet lại quan trọng?
Nếu kết nối internet của nhân viên ngừng hoạt động dù chỉ trong vài phút, nó có thể gây ra những hậu quả đáng kể. Hãy đảm bảo rằng họ không gặp bất kỳ sự cố kết nối nào khi làm việc từ xa.Làm thế nào để cấp cho mọi người quyền truy cập Internet?
Kiểm tra định kỳ tốc độ internet của mọi người. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được giải quyết càng nhanh càng tốt.
Sử dụng công cụ nào để đảm bảo quyền truy cập internet của mọi người?
Pingdom cho phép bạn theo dõi trạng thái kết nối internet từ mọi nơi trên thế giới.Vì sao việc hỗ trợ kỹ thuật lại quan trọng?
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không được hỗ trợ kỹ thuật, họ có thể cảm thấy thất vọng và coi đó là rào cản khiến họ không thể hoàn thành công việc của mình.Làm thế nào để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật?
Cung cấp cho nhân viên của bạn danh sách liên hệ hỗ trợ bao gồm địa chỉ email và số điện thoại …
Sử dụng công cụ nào để hỗ trợ kỹ thuật?
Bạn có thể tạo tài liệu (ví dụ: trong Google Docs) phác thảo quy trình hỗ trợ kỹ thuật và cấp cho mọi người trong nhóm của bạn quyền truy cập vào tài liệu đó. Cân nhắc đầu tư vào phần mềm cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập để hỗ trợ 24 giờ một ngày.Bảo mật
Vì sao việc đặt ra các nghĩa vụ an toàn lại quan trọng?
Sự an toàn của nhân viên phải luôn là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên của bạn cần phải nhận thức được những nguy hiểm liên quan đến việc làm việc tại nhà và nắm được các chính sách an toàn của công ty.Làm thế nào để thiết lập các nghĩa vụ an toàn?
Giải thích rõ ràng cho họ những gì cần được bảo đảm ở phía họ và những yếu tố an toàn nào mà họ nên chú tâm vào.
Sử dụng công cụ nào để thiết lập các nghĩa vụ an toàn?
Geofencingcho phép bạn theo dõi vị trí thiết bị của nhân viên và thiết lập các ranh giới mà họ không thể vượt qua. Tuy nhiên, bước này chỉ cần thiết nếu công ty của bạn nắm giữ các dữ liệu thực sự nhạy cảm, còn không thì bạn chỉ cần tin tưởng vào nhân viên của mình.Vì sao thường xuyên cập nhật lại quan trọng?
Nếu nhân viên làm việc từ xa không cập nhật thiết bị, họ sẽ dễ bị tấn công mạng. Luôn đảm bảo là mọi người sẽ thực hiện cập nhật thường xuyên và không bỏ qua chúng.Làm thế nào để cập nhật thường xuyên?
Tạo một tài liệu chứa danh sách các cập nhật cần thiết để mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin này.
Những công cụ nào giúp quản lý các bản cập nhật thường xuyên?
Bạn nên xem xét đầu tư vào các công cụ như Microsoft AutoUpdate (cho Windows) hoặc Mac OS X Update (cho các thiết bị của Apple), cho phép bạn tự động cập nhật tất cả phần mềm của nhân viên.Vì sao việc xác định các rủi ro bảo mật lại quan trọng?
Nếu bạn biết các mối nguy nằm ở đâu, bạn có thể thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. Xác định tất cả các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.Làm thế nào để xác định rủi ro bảo mật?
Xem xét việc xây dựng một bản đồ rủi ro bảo mật phác thảo các lĩnh vực mà nhân viên của bạn có thể gặp phải các nguy cơ.
Sử dụng những công cụ nào để xác định rủi ro bảo mật?
Có nhiều công cụ khác nhau giúp xác định các khu vực rủi ro bảo mật, như Geofencing, phần mềm giám sát truyền thông xã hội (như Mediatoolkit) và Google Alerts.Vì sao kế hoạch khẩn cấp lại quan trọng?
Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên làm việc từ xa của bạn có thể mất bình tĩnh và càng làm cho mọi thứ tồi tệ hơn. Một kế hoạch khẩn cấp có thể ngăn chặn điều này xảy ra.Làm thế nào để lên một kế hoạch khẩn cấp?
Thiết kế một tài liệu với danh sách việc cần làm phác thảo kế hoạch khẩn cấp từng bước.
Công cụ nào giúp bạn lập kế hoạch khẩn cấp?
Những công cụ mà nhân viên của bạn hay sử dụng thường xuyên nhất sẽ là thứ họ quen thuộc nhất và có thể xử lý nhanh nhất.Sức khỏe tinh thần
Vì sao quan tâm đến sức khỏe của nhân viên là điều quan trọng?
Nếu nhân viên phải trải qua các vấn đề về sức khỏe tinh thần, nó có thể có tác động lớn đến hiệu quả của công ty.Làm thế nào để giúp chăm sóc sức khỏe của nhân viên?
Cho dù vấn đề có liên quan đến công việc hay không, hãy chắc chắn rằng mọi người đều được giúp đỡ khi họ cần đến.
Những công cụ nào giúp bạn quan tâm đến sức khỏe của nhân viên?
Bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát ẩn danh thông qua Google Form hoặc SurveyNut.Vì sao tạo điều kiện cho các hoạt động giao tiếp với đồng đội lại quan trọng?
Nếu nhân viên của bạn cảm thấy như đang thiếu sự riêng tư, họ có thể trở nên khó tập trung để thực hiện công việc của mình.Làm thế nào để tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa các nhân viên với nhau?
Hãy chú ý đến mọi cơ hội cho các cuộc họp “từ xa”, không chỉ về công việc mà còn để kỷ niệm sinh nhật của nhân viên, ví dụ vậy.
Công cụ nào giúp tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện này?
Mọi hội thảo trên web và công cụ nhắn tin (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout…) đều sẽ giúp ích.Vì sao các hoạt động đào tạo cho nhân viên lại quan trọng?
Cho phép nhân viên của bạn phát triển bản thân, giúp họ xem công việc như một nghề nghiệp, chứ không chỉ là công việc. Khuyến khích họ tham dự các hội thảo trên web hoặc tham gia các khóa học liên quan đến sở thích nghề nghiệp của họ.Làm thế nào để hỗ trợ các hoạt động đào tạo cho nhân viên của bạn?
Cung cấp các loại hình đào tạo khác nhau, chẳng hạn như video hướng dẫn, hội thảo trên web hoặc sách điện tử. Bạn cũng có thể hỗ trợ nhân viên của mình hoàn thành các khóa học theo thời gian biểu riêng của họ.
Sử dụng những công cụ nào để hỗ trợ hoạt động đào tạo cho nhân viên?
Bạn có thể sử dụng các phần mềm hội thảo qua video như Skype hoặc Zoom để tiến hành đào tạo trực tiếp hoặc các nền tảng như Lynda.com và Coursera để cung cấp các khóa học trực tuyến.Tóm tắt nội dung của checklist làm việc từ xa
Những điểm cơ bản:
- Xác định rõ giờ làm việc của bạn
- Thiết lập các trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng
- Quyết định thời gian nghỉ phép
- Sắp xếp trước các cuộc họp
- Tối ưu hoạt động giao tiếp với LiveAgent
- Quan tâm đến văn hóa công ty
- Kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên
- Lập kế hoạch đào tạo từ xa
Các khía cạnh kỹ thuật:
- Đảm bảo nhân viên của bạn được trang bị các thiết bị cần thiết
- Đảm bảo đường truyền Internet
- Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật
Bảo mật:
- Thiết lập các nghĩa vụ bảo mật
- Quan tâm đến các bản cập nhật thường xuyên
- Xác định các rủi ro bảo mật
- Lập một kế hoạch khẩn cấp
Sức khỏe tinh thần:
- Chăm sóc hỗ trợ sức khỏe cho nhân viên
- Tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa các nhân viên trong đội nhóm
- Cung cấp các hoạt động đào tạo cho nhân viên
FAQ
How do companies normally onboard remote employees?
One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.
What makes for a successful remote employee onboarding experience?
A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.
Do virtual employees benefit from a remote work experience?
Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.
Where can I find a remote employee onboarding checklist?
We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.
How to onboard virtual employees?
Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.
What is the onboarding process for a new remote employee?
Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.
What is the best way to organize remote work in 2022?
It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.
Hãy là người đầu tiên nhận các khuyến mãi độc quyền và những tin tức mới nhất về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi trực tiếp vào hộp thư đến của bạn.
Chúng tôi trân trọng việc đăng ký LiveAgent của bạn.
Một tin nhắn chứa thông tin đăng nhập sẽ được gửi vào email của bạn, ngay sau khi tài khoản của bạn được cài đặt.
Nếu bạn đợi một lúc, sau khi việc cài đặt được hoàn tất bạn sẽ có thể truy cập vào tài khoản của bạn trực tiếp từ đây.
Sau khi quá trình này hoàn tất, chúng tôi sẽ gửi thông tin đăng nhập vào hộp thư của bạn.
Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.
Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày