20 phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất năm 2024

Người tiêu dùng hiện đại mong đợi được xem các bài viết có thể giúp họ hoàn thành các tác vụ cơ bản. Hơn 59% khách hàng sẽ cố gắng tự giải quyết vấn đề trước khi liên hệ nhân viên hỗ trợ.

Vì mục đích đó, hướng dẫn này sẽ hiển thị các giải pháp tốt nhất để có một hệ cơ sở tri ​​thức (knowledge base) lấy khách hàng làm trung tâm cho tất cả người dùng.

Phần mềm cơ sở tri thức là gì?

Giải pháp cơ sở tri thức giúp các tổ chức doanh nghiệp xây dựng, quản lý và phân bổ nội dung nội bộ và bên ngoài theo một format thân thiện, dễ tìm kiếm và thuận tiện cho người dùng.

Các công ty sử dụng giải pháp quản trị tri ​​thức như các cổng thông tin self-service giúp khách hàng và nhân viên tiếp cận các kiến ​​thức có giá trị của doanh nghiệp.

Cơ sở tri thức là một danh mục thống nhất gồm các bài viết cơ sở tri thức liên quan đến doanh nghiệp để chia sẻ thông tin về chính sách, quy trình và hệ thống.

Bảng so sánh top 5 phần mềm cơ sở tri thức

Dưới đây là biểu đồ so sánh của chúng tôi về 5 công cụ phần mềm cơ sở tri ​​thức tốt nhất. Chúng ta xem qua điểm xếp hạng của Capterra, số lượng tích hợp, mức phí và thông tin liên quan khác để đưa ra quyết định sáng suốt và chọn được giải pháp tốt nhất.

20 nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất

Dưới đây là danh sách đầy đủ của chúng tôi về 20 nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri thức hàng đầu năm 2024.

1. LiveAgent

LiveAgent là một trong những tên tuổi hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm hỗ trợ khách hàng. Doanh nghiệp này cung cấp một giải pháp phần mềm cơ sở tri thức lấy người dùng làm trung tâm với giao diện trực quan, các tính năng linh hoạt cùng nhiều tùy chọn tích hợp và tùy chỉnh ấn tượng.

Người dùng có thể tùy chỉnh cơ sở tri ​​thức theo nhu cầu cụ thể của mình mà không cần phải qua đào tạo và sử dụng quá nhiều nguồn lực. LiveAgent có thể giúp bạn quản lý kho kiến ​​thức tổ chức của mình và giúp cho mọi người tiếp cận được hệ cơ sở tri ​​thức của bạn với số lượng người dùng không giới hạn.

Các tính năng chính

• Cơ sở tri thức;

• Các widget Tìm kiếm;

• Trình soạn thảo WYSIWYG;

• Diễn đàn khách hàng;

• Cơ sở tri thức nội bộ;

• Hệ tri thức đa cơ sở;

• Các phản hồi và đề xuất của khách hàng;

• Đính kèm bài viết.

Các lợi ích chính của phần mềm LiveAgent

Nhờ giao diện trực quan, dễ sử dụng, hỗ trợ 24/7 và nhiều tích hợp với bên thứ ba, LiveAgent có thể phục vụ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nhà cung cấp này trang bị một giải pháp cơ sở tri thức linh hoạt, có thể mở rộng và đáng tin cậy với nhiều tùy chọn cá nhân hóa và tùy chỉnh khác nhau. Do đó, LiveAgent là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Các hạn chế chính của phần mềm LiveAgent

Một nhược điểm nhỏ của LiveAgent là vị trí của đội hỗ trợ và kỹ thuật của công ty. Vì họ đặt tại EU nên khách hàng bên ngoài Châu Âu sẽ phải chờ đợi để nhận được phản hồi, tuy vậy họ vẫn sẽ nhận được phản hồi kịp thời nhanh chóng.

Khuyến nghị dành cho

LiveAgent là một giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các start-up và doanh nghiệp nhỏ cho đến các doanh nghiệp và tập đoàn lớn. LiveAgent có thể hỗ trợ các đội nhóm bán hàng, IT, nhân sự, tổng đài CSKH, ô tô hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác.

Các gói phí của LiveAgent bao gồm:

• Dùng thử miễn phí – Có;

• Gói Small – $9/agent/tháng;

• Gói Medium – $29/agent/tháng;

• Gói Large – $49/agent/tháng;

• Gói Enterprise – $69/agent/tháng.

Nhận xét của tác giả

LiveAgent đứng đầu danh sách của chúng tôi vì công ty này cung cấp một giải pháp cơ sở tri thức tất-cả-trong-một giúp tối ưu quy trình xây dựng, cài đặt và cá nhân hóa cơ sở tri thức của bạn. Nó cho phép người dùng khởi tạo và triển khai nhiều hệ tri ​​thức đa cơ sở (multiple knowledge bases) một cách liền mạch.

Quan trọng hơn, cấu trúc phí của họ theo mô hình đăng ký (subscription), nghĩa là công ty cung cấp các giải pháp linh hoạt, có thể mở rộng và tùy chỉnh cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Review của khách hàng

“Tôi thực sự thích các tính năng tự động hóa của LiveAgent. Việc đặt ra một số “quy tắc” và áp dụng chúng trên hệ thống đã giúp giảm số lượng yêu cầu cần giải quyết, đồng thời có thêm các tin nhắn soạn sẵn và mẫu câu trả lời trước đã giúp tôi giải quyết nhiều vấn đề của khách hàng.

Nó cũng trực quan và rất thân thiện với người dùng, tôi rất thích sử dụng LiveAgent. LiveAgent đang giúp tôi giải quyết các vấn đề xảy ra trong trải nghiệm khách hàng, để tôi có thể tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn trước mắt.” – Nicole K., Chủ một Doanh Nghiệp Nhỏ

Nguồn: g2.com

2. HelpCrunch

HelpCrunch là một giải pháp cơ sở tri ​​thức tuyệt vời dành cho những người dùng, muốn xây dựng các cổng thông tin self-service. Công ty cung cấp các giải pháp tập trung hóa kiến ​​thức của tổ chức cũng như tập hợp tất cả các tài liệu, hồ sơ và bài viết liên quan về chung một mái nhà.

Các tính năng chính

• FAQ chatbot;
• Hệ tri thức đa cơ sở;
• Đề xuất tìm kiếm;
• Công cụ tìm kiếm thông minh;
• Cổng thông tin self-service 24/7;
• Widget hỗ trợ chat theo thời gian thực;
• Các CSS/JavaScript use case tùy chỉnh;
• Khả năng tùy chỉnh.

Các lợi ích chính của phần mềm HelpCrunch

HelpCrunch phục vụ các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như thể dục, thực phẩm và đồ uống cũng như khoa học dữ liệu. Phần mềm cơ sở tri ​​thức của công ty có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn, tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm hỗ trợ và CSKH.

Ngoài ra, HelpCrunch còn cung cấp mọi thứ bạn cần để nâng cao quy trình quản lý cơ sở tri thức nội bộ của mình.

Các hạn chế chính của phần mềm HelpCrunch

Mặc dù HelpCrunch vượt trội ở hầu hết mọi lĩnh vực nhưng họ vẫn thiếu một số tùy chọn tích hợp và tài nguyên đào tạo.

Khuyến nghị dành cho

Các tổ chức doanh nghiệp phù hợp với các danh mục từ nhỏ đến lớn. Một số người dùng HelpCrunch phổ biến nhất bao gồm các công ty như Statcounter, Hurma và Fitlap.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Basic – $15/người dùng/tháng;

• Gói Pro – $25/người dùng/tháng;

• Gói Unlimited – $620/tháng.

Nhận xét của tác giả

HelpCrunch là phần mềm cơ sở tri ​​thức hoàn hảo dành cho các công ty thuộc mọi quy mô, bất kể họ đến từ lĩnh vực nào. Nó giúp cho việc chia sẻ kiến ​​thức trở nên đơn giản nhất có thể cũng như giúp cơ sở tri ​​thức của bạn hiển thị trên mạng một cách dễ dàng.

Ngoài ra, HelpCrunch còn cung cấp các tính năng phần mềm thiết yếu với mức phí cạnh tranh và hỗ trợ đa ngôn ngữ để tạo thuận lợi cho giao dịch.

3. Notion

Hệ thống quản trị tri ​​thức của Notion hoàn hảo cho các tổ chức doanh nghiệp đã có sẵn các cổng thông tin cơ sở tri ​​thức. Notion cung cấp các hệ thống cơ sở tri thức toàn diện tương thích với nhiều tác vụ, thủ tục, giải pháp quản lý dự án và các công cụ quản trị tri thức.

Do đó, Notion cho phép bạn tập trung các kiến ​​thức hiện có của công ty vào một nền tảng thống nhất.

Các tính năng chính

• Chức năng kéo thả;
• Bộ lọc tìm kiếm trực quan;
• Liên kết trang;
• Tích hợp của bên thứ ba;
• Tính năng phân tích mạnh mẽ;
• Quản lý domain (tên miền);
• Các quyền dựa theo vai trò;
• Cài đặt quản trị và bảo mật.

Các lợi ích chính của phần mềm Notion

Notion có thể dễ dàng phục vụ các tổ chức doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhờ gói phí linh hoạt, khả năng mở rộng đáng kinh ngạc cũng như bộ công cụ và tính năng ấn tượng. Công ty trao quyền cho bạn tự động ưu tiên và sắp xếp nội dung cơ sở tri ​​thức dựa trên giá trị của khách hàng, mức độ khẩn cấp và các trường hợp sử dụng.

Ngoài ra, Notion còn cung cấp hơn 100 mẫu template tùy chỉnh mà đội nhóm của bạn có thể sử dụng để tạo và phân loại nội dung hỗ trợ khách hàng theo nhu cầu cụ thể của mình.

Hạn chế chính của phần mềm Notion

Phần mềm cơ sở tri ​​thức của Notion cần thời gian tìm hiểu sử dụng. Công ty có thể sử dụng nhiều tutorial và hướng dẫn sử dụng hơn để giúp khách hàng tìm hiểu cách thức sử dụng nền tảng cơ sở tri thức của họ.

Khuyến nghị dành cho

Vì hệ thống quản trị tri ​​thức của Notion có thể dễ dàng mở rộng quy mô theo hoạt động của bạn nên bất kỳ công ty nào cũng có thể sử dụng nó, bất kể quy mô hoặc ngành nghề. Một số khách hàng bao gồm những cái tên như Headspace, Pixar và MatchGroup.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Vâng (7 ngày);

• Gói Plus – $8/người dùng/tháng;

• Gói Business – $15/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – xin liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Notion được xếp hạng cao trong danh sách của chúng tôi vì một lý do chính đáng. Công ty cung cấp hệ thống quản lý cơ sở tri thức tất-cả-trong-một giúp người dùng lưu trữ tất cả kiến ​​thức của tổ chức về chung một nền tảng.

Vì lý do đó, Notion là sự lựa chọn tuyệt vời cho cả các doanh nghiệp nhỏ và tập đoàn lớn. Ngoài ra, công ty còn cung cấp hỗ trợ đa ngôn ngữ đáng tin cậy trên nhiều cộng đồng online.

4. Document360

Document360 trao quyền cho người dùng xây dựng cơ sở nội bộ và bên ngoài cũng như cổng thông tin self-service cho cả nhân viên và đối tượng mục tiêu.

Ngoài những yếu tố cần thiết về cơ sở tri ​​thức, công ty còn đưa vào một số chức năng bổ sung, bao gồm trình quản lý file, các tùy chọn tùy chỉnh hàng đầu, quản lý phiên bản (version control) và ô tìm kiếm theo thời gian thực.

Vì phần mềm cơ sở tri thức của họ có giao diện trực quan và điều hướng thân thiện với người dùng nên bạn có thể mong đợi quá trình học tập dễ dàng và trải nghiệm người dùng liền mạch.

Các tính năng chính

• Các diễn đàn cộng đồng;
• Quản lý file an toàn;
• Quản lý nội dung;
• Tìm kiếm trong cơ sở tri thức;
• Cổng thông tin self-service;
• SEO;
• Phản hồi khách hàng;
• Phân tích;
• Trình soạn thảo Markdown;
• Trình quản lý danh mục.

Các lợi ích chính của phần mềm Document360

Hệ thống cơ sở tri ​​thức Document360 giúp bạn tối ưu cơ sở tri ​​thức và quản lý nội dung. Nhờ các tính năng trực quan của phần mềm, bạn có thể nâng cao năng suất của nhân viên bằng các tài liệu kỹ thuật, tutorial và các hướng dẫn cách thức thực hiện.

Mỗi người dùng trước tiên phải đăng nhập để xem tài liệu và truy cập thông tin. Ngoài việc thúc đẩy hoạt động phân bổ kiến ​​thức, Document360 còn lưu giữ dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật.

Các hạn chế chính của phần mềm Document360

Phần mềm Document360 thực sự tuyệt vời, với nhược điểm duy nhất là các gói phí đắt đỏ và quá trình setup khó khăn. Ngoài ra, chúng tôi không có bất kỳ điểm gì để phàn nàn.

Khuyến nghị dành cho

Vì Document360 cung cấp giải pháp phần mềm cơ sở tri ​​thức linh hoạt và có thể mở rộng nên nó có thể dễ dàng phục vụ cho các doanh nghiệp nhỏ, tổ chức vừa và doanh nghiệp lớn. Nó có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức SaaS hướng đến mục tiêu lấy khách hàng làm trung tâm ở mức độ cao.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Standard – $199 mỗi dự án/tháng;

• Gói Professional – $399 mỗi dự án/tháng;

• Gói Business – $529 mỗi dự án/tháng;

• Gói Enterprise – $599 mỗi dự án/tháng;

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi đã chọn Document360 cho danh sách của mình vì các tính năng cơ sở tri ​​thức tuyệt vời, giao diện trực quan và thân thiện với người dùng cũng như phản hổi nhanh chóng. Mặc dù có phí cao hơn chút so với các giải pháp khác, nhưng Document360 cung cấp các giải pháp cơ sở tri thức có khả năng mở rộng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nếu công ty của bạn vẫn đang còn dư địa phát triển, Document360 sẽ là một lựa chọn lý tưởng cho bạn.

5. HelpJuice

HelpJuice là một nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri thức hàng đầu cho các tổ chức doanh nghiệp đang phát triển. Công ty cung cấp các giải pháp cơ sở tri thức có thể mở rộng theo hoạt động của bạn một cách liền mạch mà không cần đầu tư thêm các cơ sở hạ tầng. Mặc dù HelpJuice cung cấp nhiều tính năng cơ sở tri thức quan trọng nhưng công cụ tìm kiếm trực quan của nó là một trong những điểm nổi bật nhất.

Người dùng có thể dựa vào công cụ tìm kiếm này để tìm nạp bất kỳ thông tin nào chỉ trong tích tắc. Ngoài ra, HelpJuice còn có trình soạn thảo WYSIWYG gốc, cơ sở dữ liệu bài viết toàn diện, trình quản lý nội dung, giao diện xuất bản, …

Các tính năng chính

• Báo cáo và phân tích;
• Các option tùy chỉnh;
• Trình soạn thảo WYSIWYG;
• Công cụ tìm kiếm tiên tiến;
• Tối ưu hóa SEO;
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ;
• Phân tích;
• Công cụ kéo và thả;
• Các bộ lọc tìm kiếm.

Các lợi ích chính của phần mềm HelpJuice

Phần mềm cơ sở tri ​​thức HelpJuice có giao diện thân thiện với người dùng với các tính năng từ xa và các chức năng thời gian thực được tích hợp sẵn. Cho dù bạn quản lý các đội nhóm nội bộ hay từ xa, thì đều có thể tin tưởng vào HelpJuice để chia sẻ thông tin theo yêu cầu một cách đáng tin cậy và nhất quán.

HelpJuice cũng tối ưu hoạt động phối hợp và giao tiếp để hỗ trợ làm việc nhóm liền mạch, theo dõi lịch sử, yêu cầu sửa đổi, nhận xét, phân công tác vụ, …

Các hạn chế chính của phần mềm HelpJuice

Trong quá trình đánh giá phần mềm HelpJuice, chúng tôi nhận thấy một số vấn đề về lưu trữ hình ảnh và chia sẻ kiến ​​thức. Vì phần mềm không có hệ thống thư mục ảnh nên nội dung hình ảnh dễ bị lạc trong vô số lượt hội thoại. Chúng tôi cũng nhận thấy các cửa sổ bật lên liên tục xuất hiện sau mỗi phiên đăng nhập vào bảng điều khiển.

Khuyến nghị dành cho

HelpJuice là một giải pháp hoàn hảo cho mọi công ty đang tìm cách tối ưu trải nghiệm quản lý và chia sẻ tri ​​thức. Hơn nữa, công ty còn cung cấp các gói phí mở rộng để đảm bảo khả năng mở rộng liền mạch khi nền tảng tri ​​thức của bạn phát triển. Những tiện ích này làm cho HelpJuice trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, các tổ chức tầm trung và doanh nghiệp lớn.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Starter – $120/tháng;

• Gói Run-Up – $200/tháng;

• Gói Premium Limited – $289/tháng;

• Gói Premium Unlimited – $499/tháng.

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi yêu thích phần mềm HelpJuice, nó cho phép bạn thêm nội dung tức thì vào cơ sở tri ​​thức của mình. Công ty cung cấp các giải pháp để cải thiện nội dung nhất quán, phân tích nâng cao và báo cáo chính xác.

Tuy nhiên, phạm vi tùy chỉnh là một chiến thắng thực sự ở đây. HelpJuice cung cấp rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh để trao quyền cho người dùng xây dựng trải nghiệm thương hiệu được thiết kế riêng theo mong đợi của khách hàng.

6. Stack Overflow for Teams

Stack Overflow là một trong những tên tuổi hàng đầu trong ngành công nghệ. Công ty quyền lực này là một lựa chọn tuyệt vời cho các thương hiệu đang tìm cách xây dựng nền tảng tri ​​thức cá nhân.

Stack Overflow for Teams cung cấp quyền truy cập vào cộng đồng lập trình viên rộng lớn, giao diện hỏi-đáp trực quan và độc quyền với cơ chế xếp hạng câu trả lời và mọi thứ khác mà người dùng cần trong một giải pháp cơ sở tri ​​thức duy nhất.

Các đội nhóm của bạn nhận được mọi thứ họ cần từ một nơi tập trung, từ câu hỏi thường gặp về mã hóa và tài liệu kỹ thuật cho đến thông tin nhân sự.

Các tính năng chính

• Tạo các collection;
• Thông báo thông minh;
• Lọc theo tag;
• Tích hợp của bên thứ ba;
• Thông báo của công ty;
• Q&A;
• Hướng dẫn làm quen;
• Phân loại bài viết;
• Quản lý quyền;
• Trình soạn thảo nội dung;
• Quản trị cơ sở tri thức.

Các lợi ích chính của phần mềm Stack Overflow for Teams

Stack Overflow for Teams có thể tăng cường khả năng phối hợp nhóm trong tổ chức của bạn bằng cách tích hợp liền mạch với các giải pháp giao tiếp hàng đầu.

Thương hiệu này cung cấp phần mềm cơ sở tri thức với các tùy chọn quản lý nội dung và các tính năng game hóa (gamification) sẵn sàng hỗ trợ cho các công ty thuộc mọi quy mô và hình thức.

Công ty tập trung vào khả năng phối hợp và giao tiếp nội bộ, đồng thời lý tưởng cho các đội nhóm IT và lập trình viên phần mềm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Các hạn chế chính của phần mềm Stack Overflow for Teams

Phần mềm Stack Overflow for Teams đi kèm với các bộ lọc tag để tối ưu việc tìm kiếm và giúp tìm nạp thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên, công cụ này hoạt động không tốt lắm khi bạn khởi chạy một truy vấn tìm kiếm có nhiều tag.

Khuyến nghị dành cho

Tất cả các đội nhóm IT và công ty phát triển phần mềm đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm cơ sở tri ​​thức Stack Overflow for Teams. Vì công cụ này có thể tăng cường khả năng phối hợp và giao tiếp nội bộ nên nó có thể hỗ trợ các công ty thuộc mọi quy mô thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Một số khách hàng đáng chú ý nhất bao gồm BarkBox, Intercom và Philips.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có;

• Gói Basic – $6.50/người dùng/tháng;

• Gói Business – $13.50/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – xin liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi tin rằng Stack Overflow for Teams thực hiện rất tốt công việc chia sẻ kiến ​​thức trên tất cả các bộ phận theo chiều dọc của tổ chức. Công cụ này có thể hiện đại hóa việc truy cập kiến ​​thức trong công ty của bạn và giúp tất cả các đội nhóm luôn cập nhật những sự kiện và thông tin cập nhật mới nhất.

7. Zendesk

Phần mềm cơ sở tri ​​thức Zendesk là một giải pháp toàn diện dành cho các đội nhóm đang tìm kiếm các công cụ linh hoạt thân thiện với người dùng và dễ dàng tùy chỉnh.

Phần mềm Zendesk hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng và cho phép đội nhóm của bạn xây dựng các trang Câu hỏi thường gặp lấy khách hàng làm trung tâm, nền tảng tri ​​thức hỗ trợ tổng đài viên, cơ sở dữ liệu CNTT cùng các kho tri ​​thức nội bộ.

Ngoài ra, Zendesk có thể cập nhật nội dung của bạn cùng sức mạnh của AI để giúp bạn đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Các tính năng chính

• Tín hiệu nội dung hỗ trợ AI;
• Lên lịch xuất bản;
• Trình tổ chức đội nhóm;
• Block nội dung và tag;
• Thêm nội dung;
• Tùy chỉnh;
• Báo cáo và phân tích;
• Các diễn đàn cộng đồng;
• Chatbot được hỗ trợ bởi AI;
• Tích hợp ChatGPT
• SDK di động;
• Widge tìm kiếm web;
• Hệ thống quản lý ticket.

Các lợi ích chính của phần mềm Zendesk

Zendesk là một trong những giải pháp phần mềm help desk hàng đầu trên thị trường. Công ty trang bị cho các thương hiệu từ nhiều lĩnh vực khác nhau với các giải pháp tổng đài CSKH và help desk, giúp các công ty sắp xếp dữ liệu tổ chức.

Với Zendesk, người dùng có được tất cả các công cụ họ cần để tổ chức và quản lý nhiều cơ sở tri ​​thức. Nhờ các chatbot AI và tích hợp ChatGPT, các công ty hỗ trợ khách hàng và tổng đài CSKH có thể nâng tầm hoạt động của mình.

Các hạn chế chính của phần mềm Zendesk

Ngoài việc cung cấp các dịch vụ tốn kém, Zendesk còn kém hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, điều này khá kỳ lạ đối với một nhà cung cấp phần mềm help desk.

Khuyến nghị dành cho

Các giải pháp help desk của Zendesk có thể phục vụ các công ty nhỏ, vừa và doanh nghiệp lớn. Mặc dù các gói phí của họ có thể cao nhưng cấu trúc phí nhiều tầng của họ có thể dễ dàng điều chỉnh phù hợp với ngân sách thuộc mọi quy mô.

Đó là lý do vì sao Zendesk thu hút các công ty từ nhiều ngành khác nhau, bao gồm Mailchimp, Uber và Siemens.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Suite Team – $69/người dùng/tháng;

• Gói Suite Growth – $115/người dùng/tháng;

• Gói Suite Professional – $149/người dùng/tháng;

• Gói Suite Enterprise – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Zendesk là một trong những giải pháp cơ sở tri thức tốt nhất trong danh sách của chúng tôi. Công cụ này nhanh chóng phân phối thông tin theo yêu cầu và đảm bảo tất cả các phòng ban trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập được vào cơ sở tri ​​thức.

Zendesk đặc biệt hữu ích với các nhân viên hỗ trợ khách hàng và khách hàng vì nó cung cấp cho họ các cổng thông tin self-service luôn sẵn có, thân thiện với người dùng, giúp họ tìm thấy dữ liệu bất cứ khi nào cần.

8. Help Scout

HelpScout là một thế lực thống trị trong lĩnh vực phần mềm help desk. Công ty cung cấp các giải pháp phần mềm cơ sở tri thức trực quan, hiện đại và đáng tin cậy để hỗ trợ khách hàng nâng cao khả năng tự hỗ trợ của khách hàng.

Tất cả các công ty mong muốn cung cấp cho đối tượng mục tiêu sự hỗ trợ tốt hơn nên xem xét các giải pháp help desk của Help Scout. Ngoài ra, Help Scout còn cung cấp giải pháp cơ sở tri thức cho người dùng nội bộ và bên ngoài.

Các tính năng chính

• Mã hóa SSL được tích hợp sẵn;
• Tùy chỉnh;
• Nhiều cơ sở tri ​​thức cho các trường hợp sử dụng nội bộ và bên ngoài;
• Tùy chỉnh SEO;
• Câu hỏi thường gặp;
• Widget Beacon kiểu chat để truy cập web;
• Hộp thư chia sẻ;
• Khả năng tương thích đa thiết bị.

Các lợi ích chính của phần mềm Help Scout

Help Scout phục vụ chủ yếu cho các tổ chức hỗ trợ khách hàng và các doanh nghiệp tổng đài CSKH. Tuy nhiên, công ty có thể mở rộng dịch vụ của mình sang nhiều lĩnh vực và công ty thuộc mọi quy mô.

Ngoài các hệ thống quản trị tri ​​thức nội bộ và bên ngoài có khả năng tùy chỉnh cao, Help Scout có thể thúc đẩy các hoạt động SEO của bạn, thêm một lợi ích nữa cho một công cụ cơ sở tri ​​thức.

Các hạn chế chính của phần mềm Help Scout

Mặc dù Help Scout cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh khác nhau nhưng hầu hết các giải pháp đều tập trung vào SEO. Do đó, chúng tôi cảm thấy Help Scout có thể sử dụng nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn cho các công ty cần thứ hạng cao hơn trên công cụ tìm kiếm.

Khuyến nghị dành cho

Help Scout giúp các tổ chức kinh doanh thuộc mọi cấu trúc và mô hình kinh doanh trong nhiều ngành khác nhau. Các giải pháp cơ sở tri thức của họ được hàng ngàn công ty uy tín như Spikeball, Compass và Honey tin cậy.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Không;

• Gói Standard – $25/người dùng/tháng;

• Gói Plus – $50/người dùng/tháng;

• Gói Pro – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Help Scout đơn giản hóa việc khởi tạo cơ sở tri ​​thức nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể sử dụng phần mềm của họ để thiết lập hệ thống quản trị tri ​​thức chỉ trong vài phút.

Vì lý do đó, chúng tôi cảm thấy Help Scout xứng đáng có một vị trí trong 10 nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri thức hàng đầu.

9. Freshdesk

Freshdesk là một nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri ​​thức và help desk tích hợp đám mây, hỗ trợ người dùng tạo ra nhiều cơ sở tri ​​thức một cách dễ dàng. Các tính năng tạo nội dung và quản lý cơ sở tri ​​thức trực quan của Freshdesk giúp tối ưu việc thu thập phản hồi của nhân viên trong một trung tâm và chuyển đổi chúng thành các bài viết thân thiện với khách hàng.

Các tính năng chính

• Trình soạn thảo Rich text;
• Định dạng nội dung;
• Nhúng ảnh;
• Trình tạo bài viết self-help;
• Các trang FAQ;
• Review bài viết và phản hồi;
• Quản lý nội dung;
• Các chức năng SEO;
• Xây dựng thương hiệu và khả năng tùy chỉnh;
• Không gian lưu trữ.

Các lợi ích chính của phần mềm Freshdesk

Freshdesk là một công cụ cơ sở tri thức mạnh mẽ, giúp bạn tối ưu việc quản lý cơ sở tri thức, tìm nguồn cung ứng nội dung và xuất bản bài viết. Công cụ này làm cho các bài viết cơ sở tri ​​thức của bạn thân thiện với SEO để có khả năng hiển thị tối đa và cho phép bạn chia sẻ kiến ​​thức về công ty của mình với khán giả toàn cầu.

Các hạn chế chính của phần mềm Freshdesk

Mặc dù Freshdesk cung cấp các tính năng phần mềm cơ sở tri ​​thức hàng đầu nhưng các chức năng quản lý nội dung và tìm kiếm cần nhiều cải tiến. Công ty cũng nên đầu tư nhiều hơn vào hệ thống giao tiếp và hỗ trợ.

Khuyến nghị dành cho

Freshdesk là giải pháp phù hợp cho hơn 50.000 khách hàng từ mọi ngành nghề trên toàn thế giới. Một số khách hàng đáng chú ý nhất của họ bao gồm những cái tên như Webbeds, Oceanic Catering, Styli, Crocus, Jupiter Money, Flash và JCAA.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (21 ngày);

• Gói Growth – $15/người dùng/tháng;

• Gói Pro – $49/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – $79/người dùng/tháng.

Nhận xét của tác giả

Mặc dù vẫn còn cần cải tiến nhưng chúng tôi cảm thấy Freshdesk đang làm rất tốt việc cung cấp hỗ trợ cơ sở tri ​​thức cho các công ty nhỏ, vừa và lớn.

Người dùng nhận được hỗ trợ đa kênh và các tùy chọn đào tạo toàn diện để làm quen với phần mềm cơ sở tri ​​thức Freshdesk. Nhìn chung, Freshdesk cung cấp một giải pháp phần mềm tuyệt vời cho các công ty thuộc mọi quy mô từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

10. Confluence

Nếu bạn cần một phần mềm cơ sở tri ​​thức thân thiện với người dùng cho cả trường hợp sử dụng nội bộ và bên ngoài, Confluence nên nằm trong danh sách của bạn.

Công ty phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang tìm kiếm các hệ thống quản lý cơ sở tri thức và nội dung dễ quản lý, có thể truy cập và đáng tin cậy.

Giải pháp phần mềm cơ sở tri thức của Confluence giúp bạn theo dõi tất cả các thay đổi tài liệu và tối ưu việc kiểm tra nội dung để trao quyền phối hợp nhóm trên tất cả các phòng ban.

Các tính năng chính

• Hỗ trợ 24/7;
• Phân tích;
• Các quyền của người dùng;
• Lịch đội nhóm;
• Tích hợp của bên thứ ba;
• Cấu trúc sắp xếp trang (Page Tree)​​;
• Cơ sở tri ​​thức và mẫu template nội dung;
• Theo dõi lịch sử trang;
• Trang cơ sở tri ​​thức không giới hạn;
• Quản lý nội dung;
• Chức năng tìm kiếm toàn văn bản.

Lợi ích chính của phần mềm Confluence

Ngoài việc đưa hoạt động quản lý nội dung và kiến ​​thức cũng như cộng tác tài liệu vào một nền tảng, Confluence còn mang đến cho bạn một bộ công cụ và sự tích hợp với các dịch vụ Atlassian khác. Ngoài ra, Confluence còn cung cấp hơn 3.000 tích hợp.

Hầu như không có gì bạn không thể làm được với các giải pháp phần mềm của họ.

Các hạn chế chính của phần mềm Confluence

Mặc dù Confluence có vẻ giống như một giải pháp doanh nghiệp toàn năng nhưng nó vẫn có một số nhược điểm. Đầu tiên, hệ thống quản lý quyền của họ cần được nâng cấp.

Tiếp theo, chức năng di động của họ cung cấp các tùy chọn hạn chế, điều này có thể gây ra vấn đề cho các nhà khai thác dựa trên thiết bị di động.

Khuyến nghị dành cho

Với những khách hàng như Slack, Jira và Trello, chúng tôi có thể khuyến nghị Confluence cho mọi doanh nghiệp kỹ thuật số, bất kể quy mô hoặc lĩnh vực của họ.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Vâng (7 ngày);

• Gói Standard – $5.75 người dùng;

• Gói Premium – $11 người dùng;

• Gói Enterprise – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Ngoài tất cả những lợi ích và lợi thế của việc sử dụng Confluence được đề cập ở đây, chúng tôi chọn nhà cung cấp phần mềm này dựa trên các gói phí cực kỳ hiệu quả về mặt chi phí. Mỗi gói phí đều cung cấp các khả năng ấn tượng, bao gồm hỗ trợ cao cấp 24/7, phân tích nâng cao và đảm bảo thời gian hoạt động thông suốt của hệ thống (uptime).

11. Zoho Desk

Zoho Desk đã tạo nên tên tuổi bằng các giải pháp quản lý ticket và help desk tiên tiến. Công ty cũng cung cấp các công cụ cơ sở tri ​​thức để giúp các tổ chức doanh nghiệp giảm thời gian chờ đợi, giải quyết khối lượng cao các yêu cầu của khách hàng và cung cấp nhiều hỗ trợ lấy khách hàng làm trung tâm hơn.

Ngoài việc tối ưu việc khởi tạo và quản lý nội dung, Zoho Desk còn cung cấp nền tảng cơ sở tri ​​thức tùy chỉnh để triển khai liền mạch các tùy chọn cổng thông tin self-service, câu hỏi thường gặp, bài viết hướng dẫn, tutorial, hướng dẫn khắc phục sự cố và các danh mục hỗ trợ khác.

Các tính năng chính

• Tự động đề xuất
• Các báo cáo của Help Center
• Tùy chỉnh cổng thông tin
• Domain mapping
• Truy cập bảo mật;
• Các diễn đàn và cộng đồng;
• Kho tri ​​thức;
• Quản lý ticket Help Center;
• Tìm kiếm text;
• Phản hồi khách hàng;
• Chatbot;
• Tùy chỉnh cổng thông tin.

Các lợi ích chính của phần mềm Zoho Desk

Zoho Desk là giải pháp phần mềm cơ sở tri ​​thức có mức phí phải chăng dành cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Người dùng có được bảng điều khiển trực quan với nhiều tùy chọn tùy chỉnh với mức phí cạnh tranh nhất trên thị trường.

Ngoài việc thúc đẩy hoạt động self-service, Zoho Desk còn cho phép khách hàng nâng cấp dịch vụ khách hàng và hoạt động hỗ trợ theo nhu cầu cụ thể của họ.

Các hạn chế chính của phần mềm Zoho Desk

Mặc dù phần mềm Zoho Desk có giao diện thân thiện với người dùng nhưng giao diện của nó hơi lỗi thời so với các đối thủ hàng đầu như LiveAgent và Confluence. Phần điều hướng thì tốt hơn và tính năng tìm kiếm của họ cần được nâng cấp.

Khuyến nghị dành cho

Zoho Desk có hơn 100.000 khách hàng từ nhiều lĩnh vực khác nhau trên toàn thế giới. Một số khách hàng trung thành nhất của công ty bao gồm Daimler, Intel và Sears. Chúng tôi giới thiệu Zoho Desk cho các công ty thuộc mọi quy mô, đặc biệt là các tổ chức đang tìm cách cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (15 ngày);

• Gói Standard – $20/người dùng/tháng;

• Gói Professional – $35/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – $50/người dùng/tháng.

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi chọn Zoho Desk vì tin rằng công ty đã làm rất tốt việc cung cấp phần mềm cơ sở tri ​​thức toàn diện với mức phí cạnh tranh. Khách hàng có thể tin cậy vào Zoho Desk để xây dựng cơ sở tri ​​thức nội bộ và bên ngoài cũng như cổng thông tin self-service, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng và khả năng phối hợp nhóm.

12. HappyFox

HappyFox là nhà cung cấp phần mềm CRM dựa trên đám mây đáng tin cậy cung cấp các công cụ quản trị tri ​​thức cho các công ty thuộc nhiều lĩnh vực và doanh nghiệp khác nhau.

Doanh nghiệp này chủ yếu phục vụ những khách hàng đang tìm kiếm các cổng thông tin self-service có thương hiệu tốt nhất, hiệu quả nhất cho các trường hợp sử dụng nội bộ và bên ngoài.

Ngoài việc đáp ứng các nhu cầu cơ sở tri ​​thức, HappyFox còn tối ưu việc thu thập phản hồi của khách hàng để nắm bắt những thông tin insight từ các tương tác của khách hàng.

Các tính năng chính

• Phản hồi khách hàng;
• Các công cụ làm việc nhóm;
• Phân tích;
• Các diễn đàn cộng đồng;
• Tìm kiếm nội bộ/bên ngoài;
• Tự động đề xuất;
• Cổng thông tin self-help;
• Tùy chỉnh cơ sở tri thức;
• Phân loại danh mục;
• Trình soạn thảo Rich text;
• Chia sẻ trên mạng xã hội;
• Đề xuất tìm kiếm;
• Gắn tag bài viết;
• Tối ưu trên thiết bị di động;
• URL thân thiện với SEO;
• Báo cáo và phân tích theo thời gian thực.

Các lợi ích chính của phần mềm HappyFox

Sau khi thử nghiệm phần mềm HappyFox, có thể nói nó rất dễ dàng tùy chỉnh, thu thập phản hồi, khảo sát tiến bộ và tối ưu hóa SEO là những thành tựu mạnh mẽ nhất của công ty này.

Công cụ này giúp bạn xây dựng các cổng thông tin self-service toàn diện nội bộ và bên ngoài, có khả năng tương thích cao với các thiết bị di động. Các đội nhóm và khách hàng của bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì khi tìm kiếm thông tin họ cần.

Các hạn chế chính của phần mềm HappyFox

HappyFox vượt trội ở hầu hết mọi thứ trừ các thông báo qua email. Chúng tôi cũng nhận thấy giao diện và cấu trúc phí của họ khá khó hiểu.

Khuyến nghị dành cho

Vì HappyFox cung cấp các gói phí linh hoạt nên khách hàng có thể linh động mở rộng cơ sở tri ​​thức theo nhu cầu của mình. Nhờ đó, HappyFox có thể đáp ứng nhu cầu của các công ty thuộc mọi quy mô. Một số khách hàng đáng chú ý nhất của họ là Jabra, Sennheiser và Whirpool.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Mighty – $39/người dùng/tháng;

• Gói Fantastic – $59/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – $79/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise Plus – $99/người dùng/tháng.

Nhận xét của tác giả

HappyFox xứng đáng có một vị trí trong danh sách các nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri ​​thức tốt nhất của chúng tôi vì đã cung cấp chất lượng sản phẩm vượt trội cho đối tượng người dùng mục tiêu. Công ty hiện đang hỗ trợ cơ sở tri thức cho vô số công ty thuộc nhiều lĩnh vực.

Phần mềm của họ giúp người dùng định vị thông tin chỉ bằng một vài cú click chuột, đồng thời các chức năng tự động đề xuất và công cụ tìm kiếm hỗ trợ khách hàng ở mọi bước trong hành trình self-service của họ.

13. Guru

Guru cung cấp các giải pháp phần mềm cơ sở tri ​​thức toàn diện để thu thập, cập nhật, chia sẻ và truy cập dữ liệu của khách hàng.

Cho dù bạn cần một cổng thông tin self-service cho khách hàng hay một bộ phận help desk tập trung về thông tin nhân sự, Guru đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Guru tập hợp tất cả kiến ​​thức của bạn vào một trung tâm để kết nối các đội nhóm của bạn và tập trung dữ liệu liên quan mà không làm gián đoạn quy trình công việc hiện tại của bạn.

Các tính năng chính

• Tìm kiếm văn bản được tích hợp sẵn;
• Bot hỗ trợ ML;
• Các diễn đàn cộng đồng;
• Phân loại danh mục;
• Quản lý nội dung;
• Đề xuất do AI cung cấp;
• Tùy chỉnh;
• Q&A;
• Phân tích;
• Tìm kiếm AI;
• Bảng điều khiển tùy chỉnh;
• Các mẫu template tạo sẵn.

Lợi ích chính của phần mềm Guru

Guru sử dụng sức mạnh của AI để thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin trong cơ sở tri ​​thức của bạn. Phần mềm không ngừng cải tiến các gợi ý thông tin để phù hợp hơn với mô hình tìm kiếm của nhân viên và khách hàng. Nó cũng loại bỏ các bài viết không cần thiết, giữ cho cơ sở tri ​​thức của bạn luôn chính xác và cập nhật.
Các hạn chế chính của phần mềm Guru

Mặc dù phần mềm cơ sở tri ​​thức AI của Guru hoạt động rất hiệu quả nhưng nó cần cải thiện hoạt động tổ chức nội dung của nó. Chúng tôi cũng nhận thấy các sự cố nhỏ khi làm việc với các bảng (table) và trang tính (sheet).

Khuyến nghị dành cho

Phần mềm cơ sở tri thức Guru AI có nhiều tính năng khác nhau, nhiều tính năng tích hợp, giao diện thân thiện với người dùng và mức phí hợp lý. Những phẩm chất này làm cho nó trở nên hoàn hảo cho các công ty nhỏ, vừa và lớn. Một số khách hàng bao gồm những cái tên như Boldr, Intercom và Shopify.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (30 ngày);

• Gói Starter Free – Miễn phí cho tối đa 3 người dùng, $6/tháng/người dùng đối với các đội nhóm hơn 3 người dùng;

• Gói Starter – $12/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Guru là một trong những công cụ cơ sở tri ​​thức tốt nhất dành cho các đội nhóm làm việc từ xa. Nó giúp cho việc thu thập, lưu trữ và truy cập kiến ​​thức của công ty trở nên dễ dàng. Guru có thể cập nhật cho nhóm của bạn mọi lúc, mọi nơi.

14. Bloomfire

Bloomfire cung cấp các giải pháp cơ sở tri ​​thức tập trung, giúp các đội nhóm thu thập và sắp xếp kiến ​​thức của tổ chức vào một nơi duy nhất. Phần mềm của họ cho phép các tổ chức doanh nghiệp tìm thấy thông tin liên quan một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Vì công cụ của họ cung cấp khả năng tương thích media cao cấp, câu hỏi thường gặp từ cộng đồng và tìm kiếm hỗ trợ AI, Bloomfire lý tưởng cho các nhóm hỗ trợ muốn thống nhất thông tin trên tất cả các bộ phận.

Các tính năng chính

• Phản hồi khách hàng;
• Báo cáo nội dung và cách thức sử dụng;
• Tiếp cận API;
• Tìm kiếm hỗ trợ AI;
• Quản lý nội dung;
• Tìm kiếm toàn văn bản;
• Cổng thông tin self-service;
• Thương hiệu có thể tùy chỉnh;
• Tự động gắn tag nội dung

Các lợi ích chính của phần mềm Bloomfire

Bloomfire mang đến cho bạn tất cả các tính năng cơ sở tri ​​thức cần thiết để sắp xếp thông tin của mình và cho phép thông tin đó có thể truy cập và chia sẻ dễ dàng trên các kênh giao tiếp phổ biến.

Công cụ này hoạt động giống như phương tiện mạng xã hội cho phép khách hàng tương tác với nội dung và thương hiệu của bạn thông qua lượt theo dõi, nhận xét, chia sẻ và lượt thích.

Các hạn chế chính của phần mềm Bloomfire

Mặc dù Bloomfire vượt trội trong việc tối ưu việc chia sẻ kiến ​​thức nhưng công cụ này lại gặp vấn đề về khả năng tùy chỉnh, kết quả tìm kiếm, giao diện chỉnh sửa video, cài lại mật khẩu và quản lý người dùng. Chúng tôi cũng không thích việc không thể tìm thấy bất kỳ thông tin về mức phí nào trên website của họ.

Khuyến nghị dành cho

Bloomfire hoàn hảo cho các đội nhóm từ xa, các quản trị viên cơ sở tri ​​thức và người sáng tạo nội dung. Công ty cung cấp các gói phí có thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và công ty lớn.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Không;

• Gói Professional – Liên hệ bộ phận sales;

• Gói Business – Liên hệ bộ phận sales;

• Gói Enterprise – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Bloomfire là một giải pháp phần mềm cơ sở tri ​​thức tuyệt vời dành cho các thương hiệu muốn giữ liên lạc với đối tượng người dùng mục tiêu. Công cụ này cung cấp cách tiếp cận hiện đại để thu thập và phân bổ thông tin, cho phép người dùng truy cập liền mạch nội dung kiến ​​thức liên quan khi cần.

15. Hubspot Service Hub

HubSpot Service Hub cho phép các đội nhóm khởi tạo các trung tâm tri ​​thức nội bộ và các cổng thông tin self-service lấy khách hàng làm trung tâm để trao quyền cho người dùng tìm thấy thông tin họ cần theo yêu cầu. Công cụ này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài nguyên bằng cách trao quyền self-service để đội nhóm của bạn có thể tập trung vào các truy vấn phức tạp của khách hàng.

Các tính năng chính

• Tìm kiếm SEO;
• Tùy chỉnh;
• Báo cáo và phân tích;
• API và các tích hợp;
• Các diễn đàn cộng đồng;
• Phản hồi khách hàng;
• Kéo và thả;
• Quản lý danh mục;

Các lợi ích chính của phần mềm HubSpot Service Hub

HubSpot Service Hub tối ưu việc xuất bản nội dung và dễ dàng tích hợp với nền tảng công nghệ hiện hữu của bạn. Nền tảng này thiết lập đơn giản và có thể nhanh chóng mở rộng quy mô dựa trên cơ sở tri thức của bạn.

Dù quản lý hệ thống quản trị tri ​​thức nội bộ hay hỗ trợ khách hàng bên ngoài, HubSport đều phù hợp với nhu cầu của mọi công ty bất kể quy mô.

Các điểm hạn chế chính của phần mềm HubSpot Service Hub

Ngoài các gói phí đắt đỏ, chúng tôi nhận thấy các mẫu cơ sở tri ​​thức của HubSpot khó chỉnh sửa và làm việc.

Khuyến nghị dành cho

HubSpot Service Hub có cấu trúc phí đa dạng và linh hoạt, có thể phù hợp với nhu cầu cụ thể của các tổ chức kinh doanh thuộc mọi quy mô. Công ty là nơi có hơn 160.000 khách hàng trên toàn thế giới như Tumblr, Doordash, Reddit và WWF.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày);

• Gói Starter – $20/tháng;

• Gói Professional – $890/tháng;

• Gói Enterprise – $3,600/tháng.

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi cảm thấy HubSpot xứng đáng có một vị trí trong danh sách của chúng tôi nhờ nhiều tính năng và gói phí có thể mở rộng mà nó cung cấp. Tuy nhiên, chúng tôi thực sự thích các theme tùy chỉnh thương hiệu cho phép bạn cá nhân hóa trải nghiệm cơ sở tri ​​thức của mình và kết hợp nó với tiếng nói thương hiệu của bạn, bao gồm cả khả năng tương thích cao với các thiết bị.

16. Slite

Slite cung cấp một công cụ cơ sở tri ​​thức tập trung, toàn diện để giữ cho kiến ​​thức của công ty bạn được cập nhật và dễ dàng truy cập đối với tất cả các bộ phận.

Các đội nhóm của bạn có quyền truy cập 24/7 vào các tùy chọn quản trị tri ​​thức và thông tin có liên quan giúp tối ưu việc quản lý kiến ​​thức nội bộ và tổ chức nội dung.

Các tính năng chính

• Tìm kiếm toàn văn bản;
• Các mẫu template;
• Phối hợp theo thời gian thực;
• Tài liệu không giới hạn;
• Phân loại danh mục;
• Quản lý nội dung;
• Trình soạn thảo nội dung;
• Trực quan hóa;
• Chỉnh sửa theo thời gian thực;
• Các cuộc hội thoại hỗ trợ AI;
• Thu thập tài liệu.

Các lợi ích chính của phần mềm Slite

Slite cung cấp nhiều lợi ích cơ sở tri ​​thức, chẳng hạn như định dạng linh hoạt, các mẫu template linh hoạt, trình soạn thảo nội dung trực quan và phản hồi AI cho các truy vấn của khách hàng.

Công cụ này tích hợp liền mạch với các giải pháp như Slack, GitHub, Google Drive, Trello và Asana, đồng thời cung cấp các gói phí phải chăng phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Các điểm hạn chế chính của phần mềm Slite

Slite không phải là lựa chọn tốt nhất để tạo cơ sở tri ​​thức bên ngoài vì nó chỉ phục vụ nhu cầu quản lý dữ liệu nội bộ. Do đó, phần mềm của Slite không phù hợp nhất cho dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.

Khuyến nghị dành cho

Các gói phí phải chăng, dễ sử dụng và khả năng mở rộng hàng đầu khiến Slite trở nên hoàn hảo cho tất cả các công ty đang muốn tăng cường quản trị tri ​​thức nội bộ. Một số khách hàng đáng chú ý nhất của Slite bao gồm Vanmoof, Agorapulse và Spotify.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Không;

• Free – $0 không giới hạn người dùng (50 tài liệu và Q&A);

• Gói Standard – $10/người dùng/tháng;

• Gói Premium – $15/người dùng/tháng.

Nhận xét của tác giả

Phần mềm cơ sở tri thức của Slite hoàn toàn có khả năng đáp ứng nhu cầu của các công ty thuộc mọi quy mô, từ các nhóm nhỏ chỉ có vài thành viên cho đến các doanh nghiệp lớn. Nếu bạn cần một công cụ cơ sở tri ​​thức trực quan, thân thiện với người dùng để quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ, Slite là giải pháp phù hợp cho bạn.

17. Slab

Slab giúp các doanh nghiệp kỹ thuật số củng cố kiến ​​thức của công ty vào một nền tảng duy nhất bằng cách tìm kiếm và thu thập thông tin từ tất cả các kênh và hệ thống giao tiếp hiện hữu.

Được trang bị các tính năng tích hợp mạnh mẽ của bên thứ ba, tìm kiếm hợp lý và giao diện trình soạn thảo thân thiện với người dùng, Slab là một công cụ cơ sở tri ​​thức mạnh mẽ, giúp nâng tầm hoạt động quản trị tri ​​thức nội bộ.

Các tính năng chính

• Phối hợp theo thời gian thực;
• Domain tùy chọn;
• Phân tích sử dụng;
• Các chủ đề cá nhân;
• Tìm kiếm thống nhất;
• Tích hợp của bên thứ ba;
• Các chức năng soạn thảo hiện đại;
• Các chủ đề tổ chức nội dung;
• Cổng thông tin self-service;
• Quản lý nội dung.

Các lợi ích chính của phần mềm Slab

Slab tối ưu việc khởi tạo, quản lý, tổ chức và phân phối cơ sở tri ​​thức. Nó giúp cả các chuyên gia IT và người dùng không có kiến ​​thức kỹ thuật quản lý nội dung nội bộ và bên ngoài theo nhu cầu của họ.

Ngoài ra, giao diện phần mềm trực quan của Slab giúp cơ sở tri ​​thức của bạn luôn có thể truy cập và điều hướng dễ dàng.

Các hạn chế chính của phần mềm Slab

Mặc dù Slab cung cấp nhiều tính năng tổ chức quản lý nội dung nhưng công cụ soạn thảo của họ có thể sử dụng một số chức năng bổ sung.

Khuyến nghị dành cho

Mặc dù Slab phục vụ cho mọi tổ chức có quy mô lớn nhưng nó phù hợp nhất cho các đội sales, vận hành và kỹ thuật. Bất kỳ ai muốn đơn giản hóa việc quản trị tri ​​thức và sáng tạo nội dung đều có thể dựa vào Slab để chia sẻ các bài viết chuyên nghiệp. Một số khách hàng bao gồm các công ty như Benchling, Asana và Glossier.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Không;

• Bản Free – $0 cho 10 người dùng;

• Gói Startup – $6.67/người dùng/tháng;

• Gói Business – $12.50/người dùng/tháng;

• Gói Enterprise – Liên hệ bộ phận sales.

Nhận xét của tác giả

Chúng tôi tin rằng Slab là lựa chọn lý tưởng cho bạn nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc thu thập tất cả kiến ​​thức của công ty nằm rải rác tại các phòng ban, kênh và hệ thống giao tiếp. Slab cung cấp cho bạn giải pháp tập trung để củng cố kiến ​​thức tổ chức của mình thành một trung tâm dữ liệu tập trung.

18. ProProfs Knowledge Base

Công cụ cơ sở tri thức ProProfs cho phép các công ty tối ưu việc phối hợp và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, cũng như khối lượng yêu cầu bằng cách cung cấp công khai kiến ​​thức nội bộ và bên ngoài.

Cho dù tạo cẩm nang người dùng, tutorial dành cho nhân viên, help center hay cổng thông tin self-service, ProProfs đều xử lý các nhu cầu quản trị tri ​​thức nội bộ và bên ngoài một cách chuyên nghiệp.

Các tính năng chính

• Trình soạn thảo văn bản;
• Nhiều tác giả;
• Nhiều tác giả;
• Chia sẻ file;
• Trình quản lý hình ảnh;
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ;
• Báo cáo và phân tích tùy chỉnh;
• Chỉ định quyền và vai trò;
• Kiểm soát bảo mật;
• Khảo sát;
• Phản hồi khách hàng.

Các lợi ích chính của phần mềm cơ sở tri thức ProProfs

ProProfs tập trung vào khả năng phối hợp nhóm và tích hợp, giúp các tổ chức doanh nghiệp giải quyết các nhu cầu quản trị tri ​​thức đa dạng của họ. Khách hàng có thể dựa vào ProProfs để xây dựng cơ sở tri ​​thức nội bộ và bên ngoài, các hệ thống file, help center, …

Vì ProProfs tích hợp liền mạch với các giải pháp chat và helpdesk nên bạn có thể sử dụng nó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhân viên của mình trên các kênh giao tiếp phổ biến.

Các hạn chế chính của phần mềm cơ sở tri thức ProProfs
Mặc dù ProProfs cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo và chia sẻ kiến ​​thức của công ty trong nội bộ và bên ngoài, nhưng chức năng đồng chỉnh sửa (co-editing) của họ cần nhiều cải tiến hơn. Nó không trực quan hoặc thân thiện với người dùng như đã lưu ý.

Khuyến nghị dành cho

Chúng tôi khuyên dùng ProProfs cho các công ty đang tìm cách nâng cao trải nghiệm hỗ trợ và dịch vụ khách hàng, bao gồm cả việc tối ưu quản lý dữ liệu nội bộ. Một số khách hàng đáng chú ý nhất của công ty bao gồm LinkedIn, DHL, Dell, Sony, …

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (15 ngày);

• Gói phí tháng – $79/người dùng/tháng;

• Gói phí năm – $588 (thanh toán theo năm).

Nhận xét của tác giả

ProProfs là một nhà cung cấp phần mềm nổi tiếng. Các giải pháp phần mềm thân thiện với người dùng của họ đã giúp vô số công ty đạt được mục tiêu của mình. Với ProProfs, bạn có thể đơn giản hóa việc quản lý và phân bổ kiến ​​thức để cải thiện sự phối hợp giữa đội nhóm và đảm bảo đối tượng người dùng mục tiêu của bạn nhận được trải nghiệm hỗ trợ khách hàng tuyệt vời chưa từng có.

19. Obsidian

Obsidian là một giải pháp cơ sở tri thức tuyệt vời dành cho các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và cá nhân. Nó cho phép người dùng quản trị tri ​​thức, sắp xếp nội dung và các ghi chú của bạn cho mục đích sử dụng cá nhân.

Công cụ cơ sở tri thức Obsidian có giao diện thân thiện với người dùng, điều hướng được sắp xếp hợp lý và các tính năng mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu lưu trữ dữ liệu và quản trị tri ​​thức của mình.

Các tính năng chính

• Chế độ xem biểu đồ (graph view)
• Backlink
• Các đường link liên kết ngoài
• Truy cập online/offline;
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ;
• Theme có tên thương hiệu riêng và kiểu dáng tùy chọn;
• Plugin đa năng.

Các lợi ích chính của phần mềm Obsidian

Obsidian là một cơ sở tri ​​thức hoàn hảo nếu bạn cần truy cập online và offline vào dữ liệu của mình. Cho dù bạn cần các tính năng ghi chú, quản trị tri ​​thức hay sắp xếp tài liệu, Obsidian đều có thể xử lý miễn phí tất cả và hơn thế nữa.

Các hạn chế chính của phần mềm Obsidian

Mặc dù Obsidian có rất nhiều điểm hay nhưng giao diện người dùng cơ sở tri ​​thức của họ khá khó hiểu. Thật khó để điều hướng và sử dụng. Chúng tôi cũng gặp vấn đề với chế độ xem biểu đồ, dường như nó tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.

Khuyến nghị dành cho

Obsidian là một giải pháp phù hợp cho các chuyên gia kinh doanh, người dùng cá nhân và nhà cung cấp dịch vụ nhỏ. Mặc dù công ty cung cấp giải pháp thương mại nhưng nó lại không thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn.

Mức phí

• Dùng thử miễn phí – Có (14 ngày dành cho người dùng mục đích thương mại);

• Bản Free – Miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân;

• Gói Commercial use – $50/người dùng/năm.

Ngoài ra, Obsidian còn cung cấp các gói tiện ích add-on:

• Gói Obsidian Sync –$10/tháng;

• Gói Obsidian Publish – $10/tháng/site.

Nhận xét của tác giả

Ngày nay, không có nhiều nhà cung cấp phần mềm sẵn sàng phục vụ nhu cầu của người dùng cá nhân. Đó là lý do chúng tôi thích Obsidian. Thay vì tập trung vào các tổ chức lớn, Obsidian quan tâm đến các nhà cung cấp dịch vụ cá nhân và các chuyên gia kinh doanh.

Người dùng có được mọi thứ họ cần để tăng cường quản trị tri ​​thức và sắp xếp tài liệu. Chúng tôi cũng thích việc người dùng cá nhân có thể khai thác phần mềm cơ sở tri thức Obsidian mà không tốn một chi phí n ào.

20. BookStack

BookStack là một nền tảng cơ sở tri thức self-hosted, mã nguồn mở, giúp người dùng thu thập, quản lý, sắp xếp và lưu trữ kiến ​​thức của công ty tại một nơi tập trung.

Bạn nhận được giải pháp phần mềm linh hoạt và dễ sử dụng, giúp hợp nhất các loại dữ liệu khác nhau trong cùng một nền tảng để sắp xếp nội dung và truy cập kiến ​​thức một cách tối ưu.

Các tính năng chính

• Tích hợp xác thực đa yếu tố;
• Các tùy chọn cấu hình;
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ;
• Trình soạn thảo trang;
• Giao diện trực quan;
• Linking (liên kết);
• diagrams.net tích hợp sẵn.

Các lợi ích chính của phần mềm BookStack

Bookstack là một nền tảng kỹ thuật số để lưu trữ, sắp xếp và quản lý tài liệu và thông tin hơn là một cơ sở tri ​​thức. Tuy nhiên, nó có thể hoạt động như bất kỳ phần mềm cơ sở tri thức nào trên thị trường.

Vì BookStack cung cấp chức năng cơ sở tri ​​thức nguồn mở, miễn phí nên nó có một cộng đồng trực tuyến lớn đóng góp vào khả năng hoạt động ngày càng phát triển của công cụ này.

Các hạn chế chính của phần mềm BookStack

BookStack thiếu khả năng mở rộng hoạt động phù hợp và các tính năng nâng cao để trở thành một giải pháp toàn diện như LiveAgent hoặc Zendesk. Ngoài ra, công cụ của họ còn có các tùy chọn tùy chỉnh hạn chế và các mẫu template tạo sẵn bị lỗi cần phải chỉnh sửa nhiều.

Khuyến nghị dành cho

Vì BookStack không thể mở rộng quy mô để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp lớn nên nó phù hợp nhất cho các startup, doanh nghiệp nhỏ và công ty tầm trung.

Mức phí

Miễn phí và mã nguồn mở.

Nhận xét của tác giả

BookStack xứng đáng có một vị trí trong danh sách của chúng tôi nhờ tính năng cơ sở tri ​​thức miễn phí. Công ty liên tục đầu tư thời gian, công sức và nguồn lực để đưa nền tảng quản trị tri thức mã nguồn mở của mình đến gần hơn với người dùng toàn cầu.

Các loại phần mềm cơ sở tri thức là gì?

Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng tốt Google Docs được chia sẻ cho mọi người về các hướng dẫn dành cho nhân viên, câu hỏi thường gặp của khách hàng và diễn đàn cộng đồng cũng như các khía cạnh sản phẩm. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn phát triển, một hệ cơ sở tri thức nhỏ có thể tạo ra các sự cố về khả năng truy cập, tìm kiếm và bảo mật.

Các giải pháp phần mềm cơ sở tri thức giải quyết những vấn đề này bằng cách đem lại cho bạn sự linh hoạt để mở rộng quy mô cơ sở tri thức trực tuyến một cách liền mạch theo nhu cầu của mình. Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy thảo luận về các loại hình giải pháp cơ sở tri thức khác.

Cơ sở tri thức nội bộ

Cơ sở tri thức nội bộ là một hệ cơ sở tri thức dành cho nhân viên, giúp các thành viên trong nhóm của bạn truy cập dữ liệu theo yêu cầu cũng như thu thập tài liệu và thông tin với mức độ gián đoạn tối thiểu đối với quy trình làm việc hàng ngày.

Bạn có thể xem nó như một tài nguyên nội bộ dành cho các thành viên trong đội nhóm của mình, chứa đựng tất cả dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp, bao gồm các chính sách, tài liệu, quy trình và hệ thống. Tất cả các công ty cố gắng tăng cường phối hợp, giao tiếp, gắn kết và năng suất trong nhóm nên cân nhắc sử dụng công cụ phần mềm cơ sở tri thức gốc để xây dựng một danh mục tri thức nội bộ.

Cơ sở tri thức nội bộ là các kho dữ liệu tập trung chứa đựng nội dung cơ sở tri thức liên quan đến doanh nghiệp về dịch vụ hoặc sản phẩm và hướng dẫn sử dụng của bạn. Bạn có thể sử dụng công cụ phần mềm cơ sở tri thức nội bộ để xây dựng cơ sở tri thức riêng cho các đội nhóm nội bộ của mình trong các phòng ban IT, nhân sự, sales, marketing và tổng đài cuộc gọi.

Cơ sở tri thức bên ngoài

Cơ sở tri thức bên ngoài dành cho khách hàng, giúp họ tự hoàn thành các tác vụ đơn giản bằng cách tận dụng các tùy chọn self-service uy tín, thuận tiện và thân thiện với người dùng, chẳng hạn như:

• Thông tin thanh toán;
• Thông tin liên hệ;
• Câu hỏi thường gặp;
• Hướng dẫn khắc phục sự cố;
• Thông tin vận chuyển và theo dõi.

Các cơ quan hỗ trợ khách hàng và tổng đài CSKH dựa vào cơ sở tri thức bên ngoài để xử lý lưu lượng truy cập và yêu cầu cao từ khách hàng. Họ có thể hưởng lợi từ các giải pháp phần mềm quản trị tri thức bên ngoài bằng cách cho phép khách hàng tìm câu trả lời cho các câu hỏi cơ bản một cách độc lập. Ngoài ra, điều này còn cho phép họ nâng cao trải nghiệm của khách hàng sau mỗi lần tương tác.

Chất lượng nội dung cơ sở tri thức của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng và nhân viên của bạn. Cách tốt nhất để đảm bảo cả người tiêu dùng và nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn đều nhận được các bài viết phù hợp là đầu tư vào các công cụ cơ sở tri thức tốt nhất.

Phần mềm cơ sở tri thức hoạt động như thế nào?

Nền tảng phần mềm cơ sở tri thức hoạt động giống như một nguồn thông tin luôn có thể truy cập được. Cho dù chúng ta đang nói về cơ sở tri thức nội bộ hay cộng đồng, những tài nguyên này hoạt động bằng cách phân bổ thông tin trực tuyến theo yêu cầu.

Ngoài việc chia sẻ kiến thức, các công cụ cơ sở tri thức còn giúp tối ưu hóa dữ liệu, quản lý nội dung, công cụ phân tích, thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin cho người tiêu dùng cũng như nhân viên. Chúng ta hãy xem các tính năng mạnh mẽ nhất của giải pháp phần mềm cơ sở tri thức để hiểu rõ hơn cách thức chúng hoạt động.

Front-end website

Bạn có thể so sánh giao diện người dùng của cơ sở tri thức này với một trang web thông thường. Sự khác biệt là cơ sở tri thức tập trung vào định dạng tài liệu, điều hướng và danh mục thông tin.

Giao diện front-end của nền tảng cơ sở tri thức thường bao gồm các tiện ích tiên tiến như:

• Trang landing page chính –chứa tất cả các danh mục thông tin hiện hữu và các tùy chọn tìm kiếm full text;

• Menu điều hướng – công cụ tìm kiếm hoặc menu thả xuống với các cụm bài viết đa lớp;

• Chú thích bài viết –phần này chứa siêu dữ liệu bài viết (article metadata), các đường link, cảnh báo, đoạn mã và các cụm từ tìm kiếm có liên quan khác;

• Tùy chọn tùy chỉnh – cho phép bạn tùy chỉnh cơ sở tri thức self-service theo nhu cầu và các nguyên tắc thương hiệu của bạn.

Cơ sở tri thức hướng tới khách hàng bao gồm các giao diện giống như hầu hết các trang web thông thường. Điều đó mang lại cho khách hàng cảm giác quen thuộc và giúp thu hẹp khoảng cách kiến thức dễ dàng hơn.

Các công ty thường phân loại các câu hỏi phổ biến, phản hồi của khách hàng và xử lý tài liệu trong cơ sở tri thức mà đối tượng mục tiêu có thể truy cập thông qua giao diện thân thiện với người dùng.

Giao diện back-end

Giao diện back-end cho cổng thông tin tri thức của bạn phải bao gồm chức năng tổ chức nội dung, quản lý tài liệu, quản lý soát phiên bản (version control) và bảng điều khiển phân tích.

Các giải pháp cơ sở tri thức dành cho tổ chức điển hình có các tính năng sau:

• Nhiều quyền role và tài khoản nhóm;
• Lời khuyên và hướng dẫn phần mềm tốt nhất;
• Nội dung tìm kiếm dễ dàng;
• Quyền phân công nhân viên cho các bài viết;
• Vòng đời bài viết;
• Gắn tag nội bộ;
• Quản lý luồng công việc;
• Review phần biên tập.

Như bạn thấy, công cụ phần mềm cơ sở tri thức là một nền tảng tập trung hoặc một cổng thông tin self-service mà nhân viên và khách hàng của bạn có thể sử dụng để tìm nội dung self-service mà họ mong muốn.

Cho dù đó là thông tin về mức phí tùy chọn, hướng dẫn tính năng hay nội dung nào khác, cổng thông tin self-service sẽ giúp người dùng tìm câu trả lời cho các câu hỏi tùy chọn mà không cần sự trợ giúp của nhân viên hỗ trợ và CSKH của bạn.

Hãy lấy cổng hỗ trợ LiveAgent làm ví dụ tuyệt vời để giúp bạn đánh giá tính hữu ích của một cơ sở tri thức tập thể. LiveAgent là một doanh nghiệp về phần mềm hỗ trợ khách hàng, cung cấp cho người dùng một nền tảng quản trị tri thức thân thiện với người dùng.

Cổng hỗ trợ của công ty cho phép người dùng lựa chọn cách thức họ muốn tìm kiếm thông tin:

• Bằng cách duyệt theo danh mục;
• Bằng cách sử dụng tính năng công cụ tìm kiếm mạnh mẽ.

Cổng thông tin của họ cung cấp tài liệu kiến thức cho người dùng mới, video hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, option tùy chỉnh, hỗ trợ thanh toán cũng như các giải thưởng và chứng nhận. Khách hàng có thể dựa vào các loại hình kiến thức khác nhau để tìm hiểu những điều mình cần biết hoặc tìm được ngay câu trả lời nếu đã biết câu hỏi.

Các lợi ích của một hệ cơ sở tri thức?

Lưu trữ tất cả kiến thức của tổ chức và hoạt động quản trị tri thức của bạn vào một giải pháp tập trung, giúp mọi người tiếp cận được dữ liệu có giá trị mọi lúc, mọi nơi. Khả năng tiếp cận này mang lại cho bạn một lợi thế cạnh tranh đáng kể. Theo Microsoft, 66% khách hàng thích cổng thông tin self-service hơn là bộ phận hỗ trợ khách hàng và 67% cố gắng giải quyết vấn đề của họ một cách độc lập trước khi liên hệ nhân viên hỗ trợ khách hàng. Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về lợi ích của phần mềm cơ sở tri thức.

Cải thiện năng suất

Các giải pháp phần mềm cơ sở tri thức hiệu quả nhất cung cấp các cơ sở tập trung lưu trữ dữ liệu quan trọng cho các tổ chức, vốn có thể truy cập dễ dàng. Hầu hết các công ty sử dụng các silo dữ liệu nội bộ để lưu trữ dữ liệu.

Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm rải rác khắp các phòng ban và hệ thống lưu trữ khiến các đội nhóm gặp khó khăn trong việc lấy thông tin cần thiết theo yêu cầu cũng như trong việc mang lại trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa, cao cấp nhất mà người tiêu dùng ngày nay yêu cầu. Nghiên cứu của McKinsey & Company cho thấy nhân viên dành gần 19% thời gian trong tuần làm việc để tìm kiếm thông tin công ty. Việc phải giải quyết nó tốn rất nhiều thời gian.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tập trung tất cả dữ liệu kiến thức của công ty và cho phép mọi người tiếp cận dễ dàng.

Cùng với việc cải thiện năng suất, phần mềm cơ sở tri thức còn tăng cường phối hợp nhóm bằng cách cung cấp quyền truy cập 24/7 vào thông tin liên quan có giá trị. Hơn nữa, nhân viên từ tất cả các lĩnh vực kinh doanh có thể tự động hóa câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, cung cấp cho người tiêu dùng những câu trả lời thống nhất trên mọi kênh giao tiếp.

Giảm chi phí vận hành

Phần mềm cơ sở tri thức dựa trên web giúp lưu giữ dữ liệu quan trọng của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó cho phép nhân viên của bạn hỗ trợ khách hàng tiềm năng một cách chính xác, đáng tin cậy và hiệu quả mà không lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực. Hầu hết các công cụ cơ sở tri thức hàng đầu đều có tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI, có thể tìm cho bạn bất kỳ thông tin nào chỉ trong vài giây.

Với khả năng truy cập nhanh vào các bài viết, câu hỏi thường gặp và quy trình nội bộ liên quan đến công ty, nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thời gian, đồng thời tối ưu quá trình đào tạo và làm quen. Vì có thể tích hợp các công cụ này với chatbot và giải pháp phần mềm help desk, nên bạn có thể giảm tải công việc cho nhân viên của mình, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giúp hoạt động hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Ngoài ra, các giải pháp phần mềm này còn đi kèm với các tính năng bảo mật tích hợp sẵn để ngăn ngừa tình trạng mất mát dữ liệu kiến thức và các cuộc tấn công mạng. Việc lưu trữ tất cả dữ liệu nhạy cảm tại cùng một nơi giúp bảo vệ các bí mật của công ty dễ dàng hơn, bảo vệ chúng khỏi những rủi ro không đáng có.

Thu hút và giữ chân khách hàng

Phần mềm cơ sở tri thức không cần ngủ nghỉ. Nó có thể hoạt động 24/7/365, cung cấp cho khách hàng và nhân viên của bạn thông tin họ cần mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, khách hàng và nhân viên của bạn có thể tin cậy vào dịch vụ khách hàng 24/7 và hỗ trợ theo yêu cầu, ngay cả ngoài giờ làm việc và ngày lễ.

Điều quan trọng cần nhớ là việc có được một khách hàng mới có thể tốn kém gấp 5 đến 25 lần chi phí để giữ một khách hàng hiện có.

Khách hàng tiềm năng không phải chờ đợi lâu để có được một giải pháp giúp họ giải quyết vấn đề. Thay vào đó, họ có thể tìm kiếm câu trả lời phù hợp để tự mình giải quyết vấn đề. Sự tiện lợi và chất lượng phản hồi hàng đầu này có thể nâng cao trải nghiệm và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Tăng doanh thu

Các công cụ tìm kiếm như Bing và Google sử dụng cơ chế xếp hạng để xác định kết quả tìm kiếm nào sẽ được xếp hạng cao nhất trên trang kết quả của công cụ tìm kiếm (SERP) cho các từ khóa và cụm từ nhất định. Cơ sở tri thức được quản lý với cấu trúc bài viết được tổ chức tốt có thể thúc đẩy SEO của bạn và giúp thương hiệu của bạn xếp hạng cao hơn trên các công cụ tìm kiếm hàng đầu.

Bạn hiển thị càng nhiều thì càng thu hút nhiều khách hàng vào trang web của mình để tạo thêm doanh thu. Ngoài ra, mức độ hiển thị tăng lên này cho phép bạn tăng cường hoạt động upselling và cross-selling, đồng thời thu hút người dùng mới đến với thương hiệu của bạn.

Việc dễ dàng tiếp cận kiến thức của một tổ chức sẽ giúp đối tượng mục tiêu của bạn giải quyết vấn đề dễ dàng hơn. Họ cũng có thể liên hệ với thương hiệu của bạn trên các kênh giao tiếp phổ biến như điện thoại, email và chat. Tất cả những lợi ích này dẫn đến việc mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và gia tăng sự hài lòng của họ.

Làm thế nào để chọn được phần mềm cơ sở tri thức phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp phần mềm cơ sở tri thức phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Bạn nên xem xét đến bản chất thông tin mà mình muốn cung cấp cho khách hàng và nhân viên.

Bạn cần một bộ công cụ hoàn chỉnh để thu thập, sắp xếp, duy trì và phân bổ thông tin chính xác đến đối tượng mục tiêu của mình vào đúng thời điểm. Vì ở đây không có giải pháp tất-cả-trong-một nên sau đây là một số điều cần cân nhắc để giúp bạn chọn được công cụ có các tính năng phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất.

Xác định các nhu cầu và mục tiêu

Xem xét nhu cầu và mục tiêu bạn muốn đạt được bằng công cụ phần mềm quản trị tri thức. Những thông tin chuyên sâu này giúp quyết định xem bạn có muốn hỗ trợ đối tượng mục tiêu, nhân viên hay cả hai hay không.

Khi bạn xác định được điều này, hãy định rõ những khoảng trống kiến thức lớn nhất mà bạn muốn loại bỏ bằng cách xem xét các mối quan tâm sau:

• Những câu hỏi thường gặp nhất của khách hàng và nhân viên của bạn;
• Bộ phận bị quá tải nhất với những yêu cầu hay gặp về kiến thức thể chế;
• Tỷ lệ phản hồi hiện tại của bạn đối với các câu hỏi của khách hàng và nhân viên;
• Phải mất bao lâu để trả lời;
• Các lĩnh vực cần thường xuyên cải tiến;
• Có bao nhiêu nhân viên đòi hỏi kinh nghiệm học tập.

Những cân nhắc này sẽ giúp bạn đánh giá năng suất hiện tại của mình và giúp bạn chọn được phần mềm cơ sở tri thức quan trọng, giúp chia sẻ thông tin trong tổ chức của bạn hiệu quả hơn.

Đánh giá các tính năng và chức năng

Bước tiếp theo là đánh giá các tính năng và chức năng thiết yếu bạn cần để hoàn thành các mục tiêu quản trị tri thức của mình. Chúng tôi khuyên bạn nên lập danh sách các tính năng cơ bản mà bạn có thể xây dựng trong khi nghiên cứu các giải pháp tương thích.

Các công cụ cơ sở tri thức tốt nhất có các tính năng phổ biến như:

• Tìm kiếm tiên tiến;
• Giao diện thân thiện người dùng;
• Các chức năng tin tức;
• Chức năng phản hồi của khách hàng;
• Quản lý phiên bản tài liệu và bài viết;
• Chức năng cây quyết định (decision tree);
• Trình soạn thảo WYSIWYG;
• Làm nổi bật những thay đổi mới;
• Widget tìm kiếm tùy chỉnh;
• Quản lý ticket và hỗ trợ khách hàng;
• Các tính năng phối hợp thời gian thực;
• Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như Google Drive, Salesforce, …;
• Các mẫu template bài viết và tài liệu.

Hãy nhớ rằng đây là những tính năng cơ bản mà tất cả các giải pháp phần mềm hàng đầu đều cung cấp. Nếu bạn có những nhu cầu hoặc mục tiêu cụ thể muốn đạt được, hãy thu hẹp các lựa chọn của mình bằng cách xem xét các mục tiêu sau:

• Chuyển cuộc gọi ít hơn;
• Tập hợp tất cả các hướng dẫn khắc phục sự cố, form liên hệ, bài viết và kiến thức về tổ chức của bạn vào một kho lưu trữ tập trung;
• Tăng tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay trong lần gọi đầu tiên của bạn;
• Cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng;
• Giảm hoạt động của khách hàng tiềm năng;
• Tối ưu hoạt động làm quen và đào tạo;
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhất quán chưa từng có.

Những mục tiêu và chức năng thiết yếu này sẽ giúp bạn chọn được công cụ cơ sở tri thức tốt nhất với tất cả các tích hợp của bên thứ ba mà bạn cần để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của mình.

Xem xét khả năng mở rộng và tùy chỉnh

Bạn có thể có được phần mềm tốt nhất thế giới, nhưng điều đó sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn phải mất nhiều thời gian để thiết lập, tùy chỉnh và bảo trì. Quan trọng hơn, cơ sở tri thức của bạn phải có khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển của cơ sở tri thức của mình.

Vì vậy, hãy chọn một công cụ phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng để đảm bảo thiết lập nhanh chóng và bảo trì dễ dàng. Các giải pháp cơ sở tri thức dựa trên đám mây thường có khả năng mở rộng cao hơn và đi kèm với nhiều thành phần có thể tùy chỉnh khác nhau.

Đánh giá sự hỗ trợ và độ tin cậy của nhà cung cấp

Vì cơ sở tri thức của bạn cũng là giải pháp hỗ trợ khách hàng nên bạn cần một công cụ đáng tin cậy có thể lưu giữ dữ liệu doanh nghiệp nhạy cảm và thông tin người dùng được an toàn và bảo mật. Ngày nay, các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định, quy tắc bảo mật dữ liệu và các hạn chế trong ngành để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Họ cũng phải có các chứng nhận tuân thủ cập nhật để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và rò rỉ dữ liệu. Với ý nghĩ đó, hãy ưu tiên độ tin cậy và hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo thời gian hoạt động tối đa cũng như hỗ trợ lấy khách hàng làm trung tâm.

Chúng tôi đã tập hợp danh sách các câu hỏi cần giải đáp trong quá trình demo phần mềm với các nhà cung cấp tiềm năng:

• Giai đoạn triển khai mất bao lâu?
• Có sự hỗ trợ nào trong thời gian đó không?
• Bạn cung cấp loại hình hỗ trợ sau triển khai nào?
• Mất bao lâu để kích hoạt người dùng của tôi?
• Các bước triển khai cơ bản là gì?
• Có điều gì mà nhân viên IT của tôi nên biết không?
• License người dùng cơ sở tri thức của tôi có dựa theo role không?

So sánh các mức phí và gói sản phẩm

Sau khi bạn tìm ra các tính năng, khả năng tùy chỉnh, khả năng mở rộng, hỗ trợ của nhà cung cấp và độ uy tín, hãy tìm hiểu kỹ để so sánh các gói phí. Hãy hướng tới một giải pháp có chỉ số ROI nhanh chóng để tận dụng tối đa khoản đầu tư của bạn. Một điều khác bạn nên tìm kiếm là bản dùng thử miễn phí vì các giải pháp phần mềm tốt có xu hướng cung cấp các tùy chọn miễn phí vì họ tin tưởng vào phần mềm của mình.

Chúng tôi khuyên bạn nên chọn một công cụ phần mềm dễ sử dụng, không yêu cầu đào tạo quá nhiều và tích hợp liền mạch với nền tảng công nghệ hiện tại của mình.

Phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất cho công ty của bạn là gì?

Phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất cho công ty của bạn là phần mềm giúp tăng hiệu quả đội nhóm của bạn, cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cao trải nghiệm người dùng cho cả nhân viên và khách hàng của bạn.

Giải pháp bạn chọn sẽ cho phép bạn:

• Tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ kiến thức của công ty theo yêu cầu một cách liền mạch;
• Giảm thời gian đào tạo và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập 24/7 vào hướng dẫn sử dụng, tài nguyên đào tạo và dữ liệu vận hành;
• Cải thiện tính nhất quán của thông tin trên tất cả các kênh giao tiếp hiện hữu.

Ngoài ra, giải pháp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất sẽ mang lại cho bạn sức mạnh của AI để học hỏi từ mỗi tương tác của khách hàng và làm cho kiến thức tổ chức của bạn dễ tìm kiếm hơn, lấy khách hàng làm trung tâm và thân thiện với người dùng hơn.

Công cụ cơ sở tri thức tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Các nhà cung cấp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất cho các start-up và doanh nghiệp nhỏ là LiveAgent, Zendesk và HelpScout.

Giải pháp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất cho doanh nghiệp tầm trung

Các giải pháp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất dành cho các công ty tầm trung là LiveAgent, Document 360 và Confluence.

Nền tảng cơ sở tri thức tốt nhất cho các doanh nghiệp lớn

Nền tảng cơ sở tri thức tốt nhất dành cho doanh nghiệp lớn là LiveAgent, HelpJuice và HubSpot.

Khám phá miễn phí phần mềm cơ sở tri thức tiên tiến

Một phần mềm cơ sở tri thức mạnh mẽ là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó không chỉ nâng cao dịch vụ khách hàng mà còn cho phép nhóm của bạn truy cập vào thông tin quan trọng, giúp cải thiện năng suất và hiệu quả. LiveAgent nổi bật là một trong những giải pháp phần mềm cơ sở tri thức tốt nhất.

LiveAgent, chính yếu là một phần mềm help desk, cung cấp một bộ tính năng toàn diện, bao gồm giải pháp cơ sở tri thức với giao diện người dùng trực quan, các option tùy chỉnh linh hoạt và số lượng tích hợp ấn tượng.

Điều hay nhất? Bạn có thể dùng thử miễn phí 30 ngày phần mềm cơ sở tri thức ưu việt này của LiveAgent. Bạn có thể trực tiếp khám phá và trải nghiệm những lợi ích của phần mềm hàng đầu này mà không cần ký bất kỳ cam kết nào.