Trong số các tùy chọn phần mềm khác nhau có sẵn miễn phí vào năm 2025, một tùy chọn nổi bật vì các tính năng toàn diện và giao diện thân thiện với người dùng: LiveAgent. Giải pháp dịch vụ khách hàng tất cả trong một này không chỉ cung cấp tính năng cơ sở kiến thức mạnh mẽ mà còn giúp các doanh nghiệp đào tạo các nhóm của họ một cách hiệu quả, làm cho nó trở thành lựa chọn chiến lược cho những người muốn hợp lý hóa hỗ trợ khách hàng và các quy trình nội bộ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí tốt nhất có sẵn ngày hôm nay, làm nổi bật các tính năng thiết yếu của chúng và đi sâu vào các lợi ích vô số của việc sử dụng các nền tảng như vậy.
Phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí là gì?
Phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí là một công cụ hoạt động như một trung tâm trợ giúp tự làm, cho phép nhân viên và khách hàng nhanh chóng tìm câu trả lời cho các câu hỏi của họ một cách độc lập. Nó thiết lập một cơ sở kiến thức nội bộ phục vụ như một kho lưu trữ tập trung cho cơ sở dữ liệu, tài liệu, thủ tục, tệp và chính sách kinh doanh. Thư viện tập trung này hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh và nâng cao sự hợp tác của nhóm.
Đối với khách hàng, cơ sở kiến thức bên ngoài cung cấp các tài nguyên có thể truy cập để dễ dàng có được thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này trao quyền cho người dùng tự khắc phục sự cố, nâng cao trải nghiệm khách hàng tổng thể và sự hài lòng.
Bằng cách thúc đẩy tự phục vụ, các doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc trên các nhóm hỗ trợ của họ, cho phép họ tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn hoặc cấp bách hơn.
Kết hợp giải pháp cơ sở kiến thức miễn phí có thể giảm đáng kể chi phí liên quan đến các tương tác hỗ trợ trực tiếp. Đó là một công cụ thực tế cho các doanh nghiệp hiện đại nhằm tạo điều kiện quản lý kiến thức hiệu quả và tự phục vụ khách hàng.
Các tính năng thiết yếu của phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí
Phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí cung cấp một hệ thống tập trung để lưu trữ và truy cập thông tin quan trọng, hợp lý hóa đáng kể các hoạt động và nâng cao cả sự hợp tác của nhóm nội bộ và tự phục vụ khách hàng. Bằng cách kết hợp các tính năng thiết yếu, phần mềm như vậy trở thành một tài sản mạnh mẽ cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Quản lý nội dung và lịch sử sửa đổi
Phần mềm cơ sở kiến thức hiệu quả nên bao gồm tính năng lịch sử nội dung và sửa đổi tích hợp. Điều này cho phép người dùng nhanh chóng truy cập và khôi phục các phiên bản trước đó của bài viết, nâng cao tính linh hoạt và kiểm soát quản lý nội dung. Các tính năng như kiểm soát phiên bản cung cấp theo dõi chi tiết các thay đổi, thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm bằng cách bảo tồn tính toàn vẹn của thông tin.
Khả năng tổ chức tùy chỉnh
Các tính năng tổ chức tùy chỉnh trao quyền cho người dùng quản lý và cấu trúc cơ sở kiến thức của họ một cách hiệu quả. Các tính năng này cho phép tạo các mẫu tùy chỉnh, danh mục và tùy chọn điều hướng, cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách làm cho hệ thống trực quan và thân thiện với người dùng. Điều chỉnh nội dung để phù hợp với các nhu cầu cụ thể của bộ phận hoặc dự án đảm bảo người dùng có thể tìm thông tin có liên quan một cách nhanh chóng.
Chức năng công cụ tìm kiếm Trung tâm trợ giúp
Một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và trực quan là rất quan trọng trong cơ sở kiến thức, cho phép người dùng nhanh chóng định vị thông tin liên quan ngay cả khi có lỗi chính tả hoặc rào cản ngôn ngữ. Tối ưu hóa cho các công cụ tìm kiếm (SEO) đảm bảo cơ sở kiến thức xếp hạng cao trong kết quả tìm kiếm, giúp khách hàng dễ dàng truy cập khi tìm kiếm hỗ trợ. Lập chỉ mục thích hợp và các từ khóa chiến lược tiếp tục nâng cao độ chính xác tìm kiếm.
Công cụ phân tích và báo cáo
Các tính năng phân tích và báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về sự tham gia của người dùng và hiệu suất nội dung. Bằng cách theo dõi các chỉ số như lượt xem trang, các thuật ngữ tìm kiếm và các truy vấn chưa được giải quyết, các tổ chức có thể xác định các khoảng trống nội dung và các khu vực cần cải thiện. Những hiểu biết này cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa cơ sở kiến thức của họ, nâng cao giá trị nội dung và sự tham gia của người dùng.
Mẫu cho nội dung có cấu trúc
Các mẫu đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập cơ sở kiến thức nhất quán và có cấu trúc. Các mẫu được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh cho phép tính đồng nhất trên các bài viết, thúc đẩy một cái nhìn và cảm giác gắn kết.
Tính nhất quán này nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách cung cấp một khung công tác đáng tin cậy để tạo nội dung, phục vụ các mức độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau trong khi phù hợp với danh tính thương hiệu.
Tính năng phản hồi và tham gia của người dùng
Tích hợp các công cụ phản hồi và tham gia vào phần mềm cơ sở kiến thức là điều cần thiết để cải thiện liên tục. Người dùng có thể nhận được những hiểu biết quý giá từ các chỉ số như mức độ phổ biến của bài viết, thời gian dành trên các trang và xếp hạng phản hồi. Giám sát các tìm kiếm chưa được giải quyết và tham gia với phản hồi của người dùng giúp xác định các khoảng trống nội dung, đảm bảo cơ sở kiến thức đáp ứng kỳ vọng của người dùng một cách hiệu quả.
Bằng cách hiểu và triển khai các tính năng này, các doanh nghiệp có thể tối đa hóa lợi ích của phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí, nâng cao cả khả năng dịch vụ khách hàng và các quy trình quản lý kiến thức nội bộ của họ.
Trong số các tùy chọn có sẵn, LiveAgent nổi bật vì cách tiếp cận toàn diện, cung cấp cả công cụ dịch vụ khách hàng và chức năng cơ sở kiến thức mạnh mẽ.
Các nền tảng phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí phổ biến
Bằng cách cho phép khách hàng tìm câu trả lời cho chính họ, các nền tảng này giảm khối lượng yêu cầu đối với các đại diện dịch vụ khách hàng, do đó nâng cao năng suất. Ngoài ra, cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin được xác minh có thể dẫn đến cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và lòng trung thành. Mặc dù chúng cung cấp nhiều lợi ích, các giải pháp miễn phí đôi khi có những hạn chế về khả năng mở rộng và ROI so với các tùy chọn trả phí.
LiveAgent
LiveAgent nổi bật như một nền tảng hỗ trợ khách hàng hàng đầu giúp đơn giản hóa việc tạo và quản lý cơ sở kiến thức. Nó tích hợp liền mạch với các giải pháp help desk, chuyển đổi các vé hỗ trợ thành các bài viết cơ sở kiến thức.
Các tính năng phân loại và tìm kiếm của nó đảm bảo người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần. LiveAgent cũng tăng năng suất của nhân viên hỗ trợ bằng những hiểu biết về hiệu suất nội dung, cho phép nâng cao động dựa trên phản hồi. Hơn nữa, cổng thông tin tự phục vụ có thể tùy chỉnh của nó hỗ trợ sự phù hợp với thương hiệu, cung cấp trải nghiệm được điều chỉnh cho người dùng.
Documize Community
Documize Community là một giải pháp mã nguồn mở có khả năng xử lý cả tài liệu nội bộ và bên ngoài. Nó tổ chức tài liệu bằng cách sử dụng nhãn và danh mục thay vì các thư mục truyền thống, tạo điều kiện quản lý nội dung hiệu quả. Nền tảng bao gồm các tính năng để lưu trữ, kiểm soát phiên bản và phân tích để đảm bảo chất lượng nội dung.
Ngoài ra, các tùy chọn triển khai linh hoạt của nó—tự lưu trữ, dựa trên đám mây hoặc kết hợp—phục vụ các nhu cầu kinh doanh đa dạng, cung cấp khả năng thích ứng đáng kể.
Document360
Document360 cung cấp một môi trường dựa trên đám mây tinh vi để tạo và quản lý cơ sở kiến thức. Trình chỉnh sửa phong phú và tính năng tìm kiếm thời gian thực của nó hợp lý hóa phát triển nội dung.
Document360 nâng cao khả năng hiển thị bằng các tính năng SEO tích hợp và tạo điều kiện truy cập thông tin thông qua tìm kiếm nâng cao. Phần mềm cũng bao gồm onboarding tự động, tích hợp Microsoft Teams và cảnh báo kiến thức để cập nhật kịp thời. Tổ chức nội dung được đơn giản hóa bằng chức năng kéo và thả, hỗ trợ nhóm nội dung sâu.
Confluence
Confluence của Atlassian thúc đẩy chia sẻ thông tin trên toàn công ty với các khả năng cơ sở kiến thức miễn phí, cung cấp tới 2GB bộ nhớ. Nó cho phép tạo các không gian nội dung không giới hạn để duy trì tổ chức kiến thức. Người dùng có thể theo dõi lịch sử trang và hoàn nguyên các thay đổi nếu cần thiết.
Các mẫu của Confluence thúc đẩy các thực tiễn tốt nhất, đảm bảo tài liệu chất lượng cao và nhất quán. Mặc dù phiên bản cơ sở là miễn phí, giá cho gói Standard bắt đầu từ $580 mỗi năm, tăng lên với nhiều người dùng hơn.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí
Các công cụ như vậy thúc đẩy hiệu quả bằng cách giảm bớt nhu cầu liên hệ trực tiếp với các nhóm hỗ trợ. Nhiều doanh nghiệp thích phần mềm cơ sở kiến thức mã nguồn mở vì nó miễn phí và cho phép các giải pháp tùy chỉnh mà không có chi phí đáng kể. Tính năng này không chỉ hỗ trợ tự phục vụ mà còn phục vụ như một nền tảng đào tạo cho các nhóm kinh doanh.
Nâng cao khả năng giữ chân khách hàng
Cơ sở kiến thức tự phục vụ là rất quan trọng để tăng khả năng giữ chân khách hàng. Chúng trao quyền cho khách hàng nhanh chóng tìm thấy giải pháp, thúc đẩy trải nghiệm hỗ trợ tích cực. Khi các công ty cung cấp các tài nguyên dễ dàng truy cập, họ dự đoán trước nhu cầu của khách hàng, dẫn đến sự hài lòng cao hơn và khả năng giữ lại những khách hàng đó cao hơn. Bằng cách cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả, các doanh nghiệp xây dựng lòng trung thành và khuyến khích các mối quan hệ khách hàng dài hạn.
Giảm lưu lượng dịch vụ
Cơ sở kiến thức được cấu trúc tốt giảm đáng kể khối lượng lưu lượng dịch vụ bằng cách trao quyền cho khách hàng với các tùy chọn tự phục vụ. Với các tài liệu dễ truy cập và hướng dẫn từng bước, khách hàng giải quyết các vấn đề của họ một cách độc lập, giải phóng các nhân viên hỗ trợ để xử lý các yêu cầu phức tạp hơn.
Sự giảm này trong các vé dịch vụ dẫn đến thời gian phản hồi thấp hơn và nói chung cải thiện sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng tích cực đến các quyết định mua hàng.
Thúc đẩy sự hợp tác của nhóm và đào tạo
Triển khai phần mềm quản lý kiến thức nâng cao sự hợp tác của nhóm và làm mịn quá trình đào tạo. Bằng cách cung cấp một kho lưu trữ tập trung của thông tin, nó đảm bảo rằng tất cả các bộ phận có quyền truy cập vào dữ liệu công ty mới nhất.
Điều này tạo điều kiện onboarding hiệu quả, giúp nhân viên mới giải quyết các thách thức độc lập hơn và tăng tốc độ hành trình của họ đến năng suất. Khả năng truy cập các phiên bản trước đó của tài liệu đảm bảo sự hợp tác hiệu quả bằng cách bảo tồn những hiểu biết và thực tiễn quý giá.
Các yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm cơ sở kiến thức
Khi chọn phần mềm cơ sở kiến thức, điều cần thiết là phải quyết định xem tổ chức của bạn có cần loại nội bộ, bên ngoài hay kết hợp cả hai hay không. Các nhà cung cấp khác nhau có thể chuyên về một loại, vì vậy phân tích nhu cầu của bạn sẽ hướng dẫn lựa chọn của bạn. Xác định các tính năng bắt buộc sớm trong quá trình ra quyết định, vì phần mềm miễn phí có thể có những hạn chế không bao gồm tất cả các yêu cầu của bạn.
Điều quan trọng là phải nghiên cứu các nhà cung cấp khác nhau và so sánh các gói để đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu tổ chức của bạn. Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ là rất quan trọng để nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách cho phép người dùng dễ dàng truy xuất thông tin. Tính linh hoạt của phần mềm mã nguồn mở để sửa đổi và tích hợp có thể là rất quan trọng trong việc đáp ứng các nhu cầu tổ chức cụ thể.
Tính thân thiện với người dùng
Phần mềm cơ sở kiến thức thân thiện với người dùng trao quyền cho người dùng tổ chức và cá nhân hóa nội dung theo các mẫu tìm kiếm. Các tính năng như hệ thống phân cấp có thể tùy chỉnh và chức năng kéo và thả hợp lý hóa điều hướng. MediaWiki, chẳng hạn, cung cấp một giao diện trực quan với cú pháp đơn giản, cho phép người dùng không kỹ thuật tạo và chỉnh sửa nội dung dễ dàng.
Một nền tảng hiện đại cho phép truy cập công khai và riêng tư vào nội dung, nâng cao trải nghiệm người dùng của cả khách hàng và nhân viên bằng cách duy trì kiểm soát khả năng hiển thị nội dung.
Khả năng mở rộng và tích hợp
Khả năng mở rộng là chìa khóa trong phần mềm cơ sở kiến thức, đảm bảo nó hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh mà không mất hiệu quả. Các giải pháp như LiveAgent cung cấp các nền tảng dựa trên đám mây có thể mở rộng phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Các mẫu tùy chỉnh trong cơ sở kiến thức cho phép người dùng điều chỉnh hệ thống cho các yêu cầu thương hiệu và nội dung độc đáo của họ, hỗ trợ tăng trưởng có thể mở rộng trong quản lý nội dung. Tích hợp với các hệ thống khác nâng cao trải nghiệm người dùng và hiệu quả hoạt động trong quá trình mở rộng.
Tùy chọn hỗ trợ khách hàng
Các nền tảng cơ sở kiến thức nên cung cấp quyền truy cập công khai và riêng tư, cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh tài nguyên cho tự phục vụ khách hàng hoặc sử dụng nội bộ. Tích hợp với các công cụ như trò chuyện trực tiếp hoặc help desk có thể nâng cao hỗ trợ khách hàng bằng cách cung cấp hỗ trợ ngay lập tức.
Các tính năng như phân loại, chức năng tìm kiếm và gợi ý AI tạo điều kiện dễ dàng định vị các bài viết và thông tin có liên quan, cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của người dùng. Khả năng tự phục vụ giúp cải thiện khả năng giữ chân khách hàng bằng cách trao quyền cho người dùng tìm thấy giải pháp một cách độc lập, giảm bớt gánh nặng trên các nhóm hỗ trợ.
Dùng thử và tùy chọn giá cho phần mềm cơ sở kiến thức
Cung cấp các dùng thử miễn phí, như dùng thử 30 ngày của LiveAgent, cho phép các doanh nghiệp khám phá các giải pháp cơ sở kiến thức khác nhau mà không có chi phí ban đầu. Những dùng thử này giúp xác định mức độ tốt của phần mềm tích hợp với các hệ thống hiện có và phù hợp với nhu cầu tổ chức. Chọn các giải pháp dựa trên dùng thử hoặc miễn phí có thể trao quyền cho cả nhân viên và khách hàng, cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin và cuối cùng tăng năng suất.
Dùng thử miễn phí so với phiên bản miễn phí
Nhiều giải pháp Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) cung cấp các dùng thử miễn phí để giới thiệu các tính năng của họ. Tuy nhiên, các tùy chọn phần mềm cơ sở kiến thức thực sự miễn phí là hạn chế và thường đi kèm với các hạn chế. Mặc dù một số chương trình tự quảng cáo là “miễn phí”, chúng thường là các tiện ích bổ sung cho các dịch vụ trả phí.
Khi đánh giá một tùy chọn miễn phí, hãy xem xét khả năng mở rộng, dễ sử dụng và khả năng phục vụ mức độ kỹ năng của nhóm của bạn. Các dùng thử miễn phí của các công cụ cơ sở kiến thức khác nhau vẫn là một cách hiệu quả để đánh giá tiềm năng của chúng trước khi cam kết tài chính.
Cấu trúc giá của các nền tảng chính
Các nền tảng phần mềm cơ sở kiến thức thường cung cấp các cấu trúc giá theo tầng. Chẳng hạn, LiveAgent bắt đầu từ $99 mỗi tháng cho hai người dùng, dần dần tăng lên với nhiều người dùng hơn. Mô hình này phù hợp với các công ty nhỏ nhưng đang phát triển.
Mặt khác, LiveAgent cung cấp Gói Cơ bản với giá $15 cho mỗi người dùng hàng tháng, với các gói nâng cao hơn yêu cầu báo giá. Tương tự, gói Builder của Guru được định giá ở $10 cho mỗi người dùng mỗi tháng, được tính hàng năm, và yêu cầu liên hệ trực tiếp để định giá Enterprise. Một số chương trình như PHPKB cung cấp tính linh hoạt với các tùy chọn tự lưu trữ hoặc SaaS, phục vụ các sở thích của người dùng và nhu cầu kinh doanh.
