20 Hệ thống điện thoại VoIP tốt nhất và tích hợp
Khám phá 20 hệ thống điện thoại VoIP hàng đầu năm 2025, tập trung vào các tính năng, giá cả và lợi ích tích hợp để nâng cao giao tiếp kinh doanh. Khám phá cách ...
37 phút đọc
Phần mềm VoIP là gì?
VoIP là viết tắt của Voice Over Internet Protocol (Giao thức truyền thoại qua internet). Phần mềm VoIP cho phép những người gọi tận dụng công nghệ VoIP để thực hiện cuộc gọi trực tuyến. Đây là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc sử dụng đường dây điện thoại thông thường cả về hiệu quả chi phí lẫn năng suất. Phần mềm VoIP cho phép dịch vụ điện thoại VoIP.
Phần mềm VoIP cho phép gọi điện trực tuyến tiết kiệm chi phí với các tính năng như cuộc gọi tự động, cuộc gọi video và chia sẻ màn hình. Nó yêu cầu kết nối internet đáng tin cậy và mang lại những lợi ích so với điện thoại truyền thống, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí và giao tiếp nâng cao.
Mục đích của các giải pháp VoIP là hợp lý hóa giao tiếp, chuẩn hóa quy trình làm việc cho các đội dịch vụ khách hàng của bạn và cho phép họ đạt được kết quả tuyệt vời với một giải pháp tập trung. Điều này giảm thiểu thời gian chờ và do đó ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng.
Phần mềm VoIP hoạt động như thế nào?
Phần mềm VoIP sử dụng internet và các tiêu chuẩn cho giao tiếp thoại và video, chẳng hạn như H.323 và Giao thức khởi tạo phiên. Nó tận dụng các công nghệ này để lấy các tín hiệu thoại tương tự của bạn. Sau đó, nó chuyển đổi các tín hiệu này thành các tín hiệu kỹ thuật số mà không cần phải đánh đổi chất lượng thoại. Các dịch vụ VoIP sau đó sẽ gửi dữ liệu của bạn qua Internet.
VoIP chuyển đổi tín hiệu kỹ thuật số thành tín hiệu điện thoại thông thường cho phép doanh nghiệp của bạn thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại truyền thống, cho dù chúng từ điện thoại di động hay người dùng điện thoại cố định.
Lấy Phản hồi thoại tương tác (IVR) làm ví dụ, đây là một tính năng tiêu chuẩn trong các giải pháp phần mềm VoIP tiên tiến. Với nó, bạn sẽ có một hệ thống điện thoại kinh doanh tự động có thể tương tác và thu thập thông tin từ khách hàng.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm VoIP so với điện thoại truyền thống
Trước hết, bạn sẽ có một hệ thống giao tiếp thoại tập trung mà các đại lý trung tâm cuộc gọi của bạn có thể sử dụng trên các thiết bị. Với điện thoại mềm miễn phí tốt nhất, bạn có thể gọi điện thoại cố định truyền thống, thiết bị tương tự và thiết bị di động.
Phần mềm VoIP cũng được coi là giải pháp rẻ hơn nhiều so với việc sử dụng các đường dây điện thoại thông thường. Tùy thuộc vào các kế hoạch ngân sách của bạn, bạn có thể loại bỏ một số chi phí lớn, bao gồm chi phí cuộc gọi đường dài và chi phí cuộc gọi di động cũng như phần cứng đắt tiền.
Phần mềm VoIP cũng có thể hợp lý hóa các cuộc họp hội nghị video cho phép bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngay cả khi bạn có lực lượng lao động lai.
Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất
Có hàng nghìn nhà cung cấp VoIP trên toàn thế giới. Có thể khó chọn một nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là danh sách các nền tảng VoIP phổ biến mà bạn có thể tìm hiểu thêm và chọn một nền tảng phù hợp với nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp bạn:
- Ooma
- CloudTalk
- SolarWinds VoIP
- Actio
- Avoxi
- Benemen
- Didlogic
- Modulus
- Nexmo
- TelcaVoIP
Trước khi bạn đưa ra lựa chọn cuối cùng, bạn cần biết những tính năng và dịch vụ nào tạo nên một nhà cung cấp VoIP tốt.
Những điều cần xem xét khi tìm kiếm phần mềm VoIP mới
Trước tiên, bạn cần kiểm tra giá. Nó có thể quyết định một thỏa thuận. Một công ty điện thoại dựa trên đám mây hàng đầu sẽ có chính sách định giá VoIP minh bạch. Bạn cần quyết định ngân sách cho phần mềm VoIP mới và thu hẹp các tùy chọn của bạn cho phù hợp.
Quy mô công ty của bạn cũng đóng một vai trò. Cụ thể hơn, số lượng người trong các đội dịch vụ khách hàng của bạn và quy mô thị trường bạn phục vụ sẽ giúp xác định tốt hơn một nhà cung cấp VoIP. Cuối cùng, hãy tìm một video demo để xem phần mềm hoạt động.
Các tính năng chính của phần mềm VoIP
Tất cả các điện thoại mềm VoIP đều có các chức năng cơ bản như ID người gọi và giữ cuộc gọi. Đó là các tính năng nâng cao và chức năng bổ sung mà bạn nên quan tâm. Hãy nhanh chóng xem qua các tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm trong hệ thống VoIP tương lai của mình:
- Cuộc gọi tự động — nó cho phép hệ thống chuyển các cuộc gọi đến tự động đến phần mở rộng chính xác
- Xếp hàng cuộc gọi — hệ thống có thể tự động đặt những người gọi đến vào hàng đợi có liên quan
- Chia sẻ màn hình — các hệ thống nâng cao sẽ có khả năng cho phép chia sẻ màn hình, để đội hỗ trợ của bạn có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn
- Các tính năng gọi nâng cao — với giám sát cuộc gọi, thì thầm và tranh cãi, bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát giao tiếp thoại và khả năng cải thiện hoạt động của bạn
- Ứng dụng di động — các ứng dụng di động phần mềm VoIP là một điểm cộng tốt để có quyền truy cập, và nó đang từng bước trở thành một trong những tính năng cơ bản trong danh sách VoIP
- Ghi âm cuộc gọi – Ghi âm VoIP cho phép bạn ghi lại các cuộc gọi để xem lại hoặc mục đích đào tạo sau này.
Cách tận dụng tối đa phần mềm VoIP
Để đảm bảo thành công của việc triển khai giải pháp vé dịch vụ khách hàng của bạn, bạn cần xác định các mục tiêu của mình. Bạn có thể muốn sử dụng nó như một nền tảng tham gia hoặc thêm nó vào ngăn xếp nền tảng cộng tác của bạn.
Trong cả hai trường hợp, để tận dụng tối đa phần mềm VoIP, bạn nên:
- Xác định các mục tiêu kinh doanh của bạn.
- Chia sẻ những lợi ích của hệ thống VoIP với mọi người trong đội.
- Tổ chức đào tạo onboarding.
- Cung cấp hỗ trợ liên tục cho các nhân viên cần trợ giúp với các tính năng phần mềm VoIP.
VoIP có hoạt động nếu Internet bị ngắt không?
Voice Over Internet Protocol, như tên gọi của nó, là một giao thức sử dụng Internet. Khi Internet bị ngắt, hệ thống VoIP của bạn cũng bị ngắt. Bạn sẽ không có khả năng thực hiện cuộc gọi điện thoại trong khi bạn không có kết nối với Internet.
