Hộp thư chung

Hộp thư chung là gì?

Hộp thư chung là một hộp thư thống nhất cho phép bạn truy cập tất cả các tin nhắn của mình từ một nơi. Hộp thư có thể tìm nạp và hợp nhất các email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn mạng xã hội, ticket cơ sở kiến thức và tin nhắn trò chuyện trực tiếp vào một bảng điều khiển, làm cho nó trở thành một công cụ bắt buộc có cho các bộ phận hỗ trợ khách hàng.

Ngoài tất cả những điều đó, hộp thư chung cho phép người dùng trả lời tất cả các tin nhắn đến trực tiếp từ hộp thư (mà không cần phải theo dõi/đăng nhập vào từng kênh liên lạc và thiết bị).

Tại sao hộp thư chung là tính năng bắt buộc có cho tất cả các doanh nghiệp?

Hộp thư thống nhất là bắt buộc có cho tất cả các doanh nghiệp, những người làm việc độc lập và các doanh nghiệp vì nó:

• Hợp nhất tất cả các tin nhắn từ nhiều tài khoản vào một hộp thư
• Giữ tất cả các truy vấn được sắp xếp theo mức độ quan trọng và ngày nhận
• Cung cấp quyền truy cập người dùng được chia sẻ (nhiều người dùng có thể đăng nhập cùng một lúc thông qua thông tin đăng nhập duy nhất của họ)
• Cải thiện hiệu suất của nhân viên hỗ trợ
• An toàn hơn
• Cải thiện sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng (ngữ cảnh nhiều hơn cho nhân viên hỗ trợ, ít lặp lại hơn cho khách hàng)
• Tăng tốc độ phản hồi
• Tự động gán ticket cho các bộ phận và nhân viên hỗ trợ
• Có thể được sử dụng để hỗ trợ nhiều thương hiệu

Hộp thư chung của LiveAgent có những tính năng nào?

Hộp thư thống nhất của LiveAgent có rất nhiều tính năng hữu ích làm cho nó trở thành một sản phẩm bắt buộc có.

Định tuyến ticket tự động

Mỗi tin nhắn được nhận trong hộp thư chung của bạn sẽ được tự động gán cho một nhân viên hỗ trợ thích hợp, loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc chậm trễ nào trong nhân viên của bạn. Mỗi nhân viên sẽ biết chính xác những tin nhắn nào họ cần trả lời, dẫn đến mức độ năng suất cao hơn và hiệu quả hơn.

Quy tắc tự động dựa trên thời gian và kích hoạt

Hộp thư chung có thể giải phóng nhân viên hỗ trợ của bạn khỏi các tác vụ hành chính tẻ nhạt và lặp lại. Bằng cách tạo các quy tắc tự động dựa trên thời gian và kích hoạt cụ thể, hộp thư của bạn sẽ có thể thực hiện các tác vụ như theo dõi email hoặc đánh dấu ticket là thư rác.

Thẻ và lọc

Tìm ticket bên trong hộp thư chung của bạn có thể dễ dàng nếu bạn sử dụng các thẻ phù hợp. Có thể thêm thẻ vào mỗi ticket để giúp bạn lọc ngoài việc cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh về nội dung của mỗi ticket.

Xem gõ phím thực tế và tiện ích trò chuyện gốc

Hộp thư chung cung cấp cho bạn bản xem trước thực tế về những gì khách hàng của bạn đang gõ vào tiện ích trò chuyện trực tiếp được đặt trên trang web của bạn. Nhìn trước tin nhắn của khách hàng trước khi họ gửi đi sẽ cho nhân viên hỗ trợ của bạn thêm thời gian để tìm thông tin mà họ cần để ấn tượng khách hàng của bạn bằng hỗ trợ có kiến thức, được cá nhân hóa và kịp thời.

CRM tích hợp sẵn

Tích hợp công cụ quản lý ticket với CRM có nhiều lợi ích cho các nhóm hỗ trợ khách hàng. Tích hợp này cho phép nhân viên hỗ trợ xem lịch sử mua hàng của khách hàng, giao tiếp trước đó hoặc xếp hạng sự hài lòng trực tiếp trong hệ thống. Có thông tin khách hàng quan trọng ngay trong tay bạn là vô giá. Hộp thư chung của LiveAgent có công cụ quản lý ticket CRM tích hợp sẵn cho phép bạn tạo các trường CRM tùy chỉnh để lưu trữ tất cả thông tin cần thiết về khách hàng của bạn, bao gồm các lần mua trước đó, ticket và hơn thế nữa.

Khả năng tổng đài

Như đã đề cập trước đó, hộp thư chung cũng có thể được sử dụng như một tổng đài trộn lẫn. Nó có tất cả các tính năng của một giải pháp tổng đài hiện đại bao gồm IVR, ACD, chuyển cuộc gọi, gọi lại và hơn thế nữa.

Trò chuyện nội bộ

Hộp thư chung sẽ không hoàn chỉnh nếu không có tùy chọn cộng tác thực tế. Giống như trong Gmail, bạn có thể trò chuyện với các đồng nghiệp trực tuyến của mình trực tiếp bên trong hộp thư LiveAgent của bạn.

Phát hiện va chạm nhân viên

Hộp thư chung tốt hơn hầu hết các ứng dụng email truyền thống như Outlook và Gmail vì nó cảnh báo bạn khi bạn đang xâm phạm lãnh địa của nhân viên khác. Ví dụ, nếu bạn sắp bắt đầu trả lời một ticket mà nhân viên khác đang làm việc, hệ thống sẽ tự động cảnh báo bạn.

Ghi chú riêng tư và nhắc nhở

Ghi chú riêng tư là một tính năng hộp thư chung tuyệt vời khác. Bất cứ khi nào bạn ở bên trong một luồng ticket, bạn có thể tạo một ghi chú riêng tư mà chỉ bạn và các nhân viên khác có thể thấy. Điều này có thể phục vụ bạn như một nhắc nhở trong tương lai hoặc giúp những người khác cập nhật.

Những gì sẽ được đẩy vào hộp thư chung?

• Email từ nhiều địa chỉ email
• Trò chuyện trực tiếp
• Cuộc gọi điện thoại (có thể đăng ký số lượng không giới hạn các số điện thoại VoIP)
• Tin nhắn và bình luận Facebook (có thể kết nối với nhiều tài khoản Facebook)
• Bình luận và đề cập Instagram (có thể kết nối với nhiều tài khoản Instagram)
• Tweet và bình luận/đề cập Twitter (có thể kết nối với nhiều tài khoản Twitter)
• Tin nhắn Viber
• Tin nhắn WhatsApp
• Phản hồi và đề xuất
• Tin nhắn biểu mẫu liên hệ

Nó trông như thế nào/nó hoạt động như thế nào trong thực tế?

Nếu bạn đang tự hỏi liệu khách hàng của bạn có thể biết rằng bạn đang sử dụng hộp thư chung để trả lời các cuộc gọi điện thoại, trò chuyện trực tiếp, tin nhắn Viber, tin nhắn WhatsApp, Tweet hoặc email của họ, câu trả lời là không. Hãy xem cách nó hoạt động trong hướng dẫn video chi tiết này.

Chuẩn bị hộp thư chung của bạn

Để đảm bảo bạn đang sử dụng hộp thư chung của mình hết công suất, bạn sẽ phải kết nối nó với tất cả các tài khoản email, hồ sơ mạng xã hội và số điện thoại của bạn. Bạn cũng sẽ phải đặt tiện ích trò chuyện trực tiếp của chúng tôi trên trang web của bạn và tạo cổng thông tin hỗ trợ LiveAgent. Không chắc chắn làm thế nào? Hãy xem hướng dẫn bắt đầu trong cổng thông tin hỗ trợ.

Có nhiều cách mà hộp thư chung có thể làm cho giải pháp quản lý ticket hỗ trợ khách hàng của bạn hiệu quả hơn và giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Bạn có thể hưởng lợi gì từ hộp thư chung?

• Hộp thư thống nhất của LiveAgent có thể giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc vì nhân viên hỗ trợ của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để theo dõi nhiều tài khoản và thiết bị
• Nó có thể giúp bạn cung cấp hỗ trợ nhanh hơn
• Nó có thể giúp bạn cung cấp các phản hồi được cá nhân hóa hơn nhờ CRM tích hợp sẵn của chúng tôi luôn sẵn sàng khi bạn trả lời các truy vấn của khách hàng
• Trả lời các truy vấn của khách hàng thông qua hộp thư chung của LiveAgent an toàn hơn vì tất cả các ticket được lưu trữ trong hộp thư chung được chia sẻ có thể được truy cập bởi mỗi nhân viên hỗ trợ. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về:
  • Chia sẻ thông tin đăng nhập email/Facebook/Instagram/Twitter với nhiều nhân viên
  • Ở trạng thái đăng nhập trên các thiết bị công cộng
  • Mất các thiết bị được đăng nhập vào email hoặc tài khoản mạng xã hội của bạn
• Lợi thế cạnh tranh – LiveAgent là một trong số ít các hộp thư chung tích hợp với cả Instagram, WhatsApp và Viber

Tài nguyên cơ sở kiến thức

• Cách thêm nhân viên hỗ trợ và người dùng
• Cấu hình tài khoản thư
• Tạo nút trò chuyện
• Kết nối Twitter
• Kết nối Instagram
• Kết nối Viber
• Kết nối Facebook
• Kết nối WhatsApp
• Thiết lập tổng đài
• Tạo cổng thông tin khách hàng

Sẵn sàng dùng thử hộp thư chung?

Khám phá cách dễ dàng để cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa, kịp thời và có kiến thức với hộp thư chung của LiveAgent. Bắt đầu bản dùng thử miễn phí 30 ngày của bạn ngay hôm nay. Không cần thẻ tín dụng.