Tin nhắn được chuẩn bị sẵn (Macros)
Tăng hiệu suất với tin nhắn được chuẩn bị sẵn của LiveAgent! Tiết kiệm thời gian trả lời các câu hỏi thường gặp trên nhiều kênh với các phản hồi được viết sẵn. ...
8 phút đọc
Ticket Management
Automation
+1
Câu trả lời được xác định trước là gì?
Câu trả lời được xác định trước là các tin nhắn được viết sẵn mà các đại lý có thể triển khai bằng một lệnh hoặc nhấp chuột. Chúng thường được sử dụng để trả lời các câu hỏi thường gặp và tăng tốc độ xử lý vé và thời gian phản hồi.
Câu trả lời được xác định trước khác với tin nhắn được chuẩn bị sẵn như thế nào?
Mặc dù có mục đích tương tự, tin nhắn được chuẩn bị sẵn và câu trả lời được xác định trước là hai tính năng riêng biệt.
Câu trả lời được xác định trước khác với tin nhắn được chuẩn bị sẵn theo ba cách:
- Tin nhắn được chuẩn bị sẵn chỉ có thể lưu trữ một chuỗi văn bản ngắn, trong khi tin nhắn được xác định trước có thể dài hơn
- Khi tạo câu trả lời được xác định trước, bạn có thể xác định chủ đề của email
- Câu trả lời được xác định trước có thể chứa tệp đính kèm
Ai sử dụng câu trả lời được xác định trước?
Các đại lý hỗ trợ khách hàng chủ yếu sử dụng câu trả lời được xác định trước. Tuy nhiên, chúng có thể được sử dụng bởi các đại diện bán hàng, tiếp thị hoặc CNTT xử lý giao tiếp với khách hàng. Bạn có thể tìm thấy chúng trong nhiều hệ thống vé hỗ trợ khách hàng.
Câu trả lời được xác định trước phục vụ mục đích gì?
Một công cụ vé help desk đáng tin cậy hoạt động như một đồng minh mạnh mẽ cho các đại lý hỗ trợ khách hàng. Sử dụng câu trả lời được xác định trước trong công cụ vé help desk của bạn nâng cao hiệu quả của họ và hợp lý hóa quy trình làm việc. Bằng cách có các mẫu được chuẩn bị sẵn trả lời các câu hỏi chung, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các đại lý của mình. Thay vì viết cùng một câu trả lời nhiều lần, họ có thể triển khai các câu trả lời được chuẩn bị sẵn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Ví dụ về câu trả lời được xác định trước
Chủ đề: Chính sách vận chuyển của chúng tôi
Tin nhắn: Tất cả các đơn hàng được xử lý trong vòng 2-3 ngày làm việc. Các đơn hàng không được vận chuyển hoặc giao vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Nếu chúng tôi đang xử lý khối lượng đơn hàng lớn, việc vận chuyển có thể bị trì hoãn vài ngày. Vui lòng cho phép thêm ngày để giao hàng. Nếu có sự chậm trễ đáng kể trong việc vận chuyển đơn hàng của bạn, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn qua email hoặc điện thoại. Phí vận chuyển cho đơn hàng của bạn sẽ được tính toán và hiển thị tại thanh toán. Giao hàng qua đêm chỉ có sẵn cho các đơn hàng có địa chỉ giao hàng trong lãnh thổ liên bang của Hoa Kỳ.
Làm cách nào tôi có thể triển khai câu trả lời được xác định trước?
Để kích hoạt câu trả lời được xác định trước, chỉ cần nhấn CTRL+I trong khi gõ trong chế độ xem vé hoặc nhấp vào biểu tượng câu trả lời được xác định trước và chọn câu trả lời của bạn từ danh sách.
Làm cách nào để tạo câu trả lời được xác định trước?
- Đăng nhập vào LiveAgent.
- Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
- Nhấp vào Tự động hóa.
- Chọn Câu trả lời được xác định trước.
- Nhấp vào nút Tạo câu trả lời được xác định trước.
- Chỉ định tên của câu trả lời của bạn.
- Tạo dòng chủ đề. Nó sẽ được sử dụng khi bạn tạo vé mới (email) và sử dụng câu trả lời được xác định trước.
- Tạo tin nhắn của bạn ở định dạng văn bản thuần túy hoặc HTML. Vui lòng thêm tệp đính kèm.
- Chỉ định các phòng ban và đại lý nào sẽ có thể sử dụng câu trả lời được xác định trước.
- Nhấp vào Lưu.
Cách chỉnh sửa câu trả lời được xác định trước
- Đăng nhập vào LiveAgent.
- Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
- Nhấp vào Tự động hóa.
- Nhấp vào Câu trả lời được xác định trước.
- Nhấp vào một tin nhắn hiện có.
- Chỉnh sửa tin nhắn theo ý thích của bạn.
- Nhấp vào Lưu.
Xóa câu trả lời được xác định trước
- Đăng nhập vào LiveAgent.
- Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
- Nhấp vào Tự động hóa.
- Nhấp vào Câu trả lời được xác định trước.
- Tìm tin nhắn bạn muốn xóa.
- Nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở phía bên phải của tin nhắn.
- Xác nhận lựa chọn của bạn trong hộp thoại xác nhận bật lên bằng cách nhấp vào Có.
Một vài câu trả lời được xác định trước để bạn bắt đầu
Như chúng ta đã thiết lập, chúng ta có thể tiết kiệm một lượng thời gian khổng lồ bằng cách sử dụng câu trả lời được xác định trước. Vậy, chúng ta có thể sử dụng chúng ở đâu và trong bối cảnh nào? Chúng tôi đã biên soạn một danh sách các danh mục với các ví dụ để bạn có thể lấy cảm hứng và tạo của riêng bạn.
Mẫu vé
Mỗi ngày, các đại diện dịch vụ khách hàng nhận được nhiều câu hỏi tương tự. Có thể tốn thời gian cũng như gây bực mình khi trả lời cùng một câu hỏi nhiều lần. Làm cho công việc của các đại lý dễ dàng hơn bằng cách tạo các phản hồi vé được xác định trước. Hãy xem các mẫu vé của chúng tôi để bắt đầu.
Câu trả lời kinh doanh
Sử dụng email như một phương tiện giao tiếp với các khách hàng tiềm năng và đối tác là một thực hành được biết đến. Tuy nhiên, đôi khi cần một tia cảm hứng để tạo một email hấp dẫn sẽ chuyển đổi các khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Nếu bạn quan tâm đến việc viết email giao dịch, quảng cáo hoặc quan hệ, vui lòng lấy cảm hứng từ các mẫu kinh doanh của chúng tôi.
Câu trả lời dịch vụ khách hàng
Cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc trong tất cả các tương tác dịch vụ là rất quan trọng để giữ khách hàng hài lòng và trung thành với thương hiệu của bạn. Hãy xem các câu trả lời được xác định trước của chúng tôi mà các đại lý của bạn có thể sử dụng trong bất kỳ tình huống nào – từ cảm ơn khách hàng của bạn đến phản hồi các tin nhắn tức giận.
Câu trả lời trò chuyện trực tiếp được xác định trước
Trò chuyện trực tiếp là một trong những kênh giao tiếp khách hàng phổ biến nhất. Nếu bạn muốn tăng hiệu quả và giải quyết nhiều cuộc trò chuyện hơn, đã đến lúc sử dụng câu trả lời được xác định trước. Khám phá cách chúng tôi tiết kiệm thời gian với các mẫu trò chuyện trực tiếp của chúng tôi.
Câu trả lời cổng thông tin khách hàng
Bạn có cần tạo email xác minh, chào mừng, xác nhận, đặt lại, phản hồi hoặc mời không? Sử dụng các mẫu cổng thông tin khách hàng này để tạo giao tiếp dịch vụ khách hàng hấp dẫn.
Phản hồi help desk
Bạn có muốn giúp các đại lý của mình xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn và tiết kiệm thời gian không? Lấy cảm hứng cho đội dịch vụ khách hàng của bạn với các mẫu help desk này.
Các bài pitch tiếp thị
Bạn đang cố gắng giữ chân khách hàng trên trang web của mình hoặc khuyến khích hợp tác với các công ty khác nhưng thiếu những từ ngữ phù hợp? Dưới đây là một vài ý tưởng tuyệt vời – các mẫu tiếp thị.
Kịch bản trung tâm cuộc gọi
Tạo trải nghiệm khách hàng tối ưu với các kịch bản trung tâm cuộc gọi được viết sẵn của chúng tôi. Làm hài lòng khách hàng của bạn bằng cách nói những từ đúng vào đúng thời điểm.
Phản hồi cơ sở kiến thức
Bạn đang tạo các bài viết cho cơ sở kiến thức 24/7 của mình? Lấy cảm hứng với các mẫu cơ sở kiến thức của chúng tôi phác thảo các câu hỏi thường gặp, bài viết Cách thực hiện, hướng dẫn khắc phục sự cố, mô tả công cụ, hướng dẫn người dùng và hướng dẫn.
Phản hồi bán hàng
Email là một phần thiết yếu của kinh doanh, được sử dụng để tiếp cận các khách hàng tiềm năng, ra mắt các sản phẩm mới, chương trình lòng trung thành, v.v. Tạo các khái niệm email mới và lấy cảm hứng từ các mẫu bán hàng đã được chứng minh của chúng tôi.
Câu trả lời truyền thông xã hội
Phản hồi khách hàng trên phương tiện truyền thông xã hội có thể khó khăn. Bạn muốn chuyên nghiệp nhưng không quá chính thức. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm ra sự cân bằng phù hợp, hãy xem các mẫu truyền thông xã hội của chúng tôi để lấy cảm hứng.
Tài nguyên cơ sở kiến thức
Cần thêm trợ giúp với câu trả lời được xác định trước? Hãy xem các hướng dẫn chi tiết này:
- Câu trả lời được xác định trước
- Cách tạo và sử dụng câu trả lời được xác định trước trong LiveAgent
- Tin nhắn được chuẩn bị sẵn (Macros)
- Mẫu dịch vụ khách hàng – Các thực hành tốt nhất
- Giải thích phản hồi được chuẩn bị sẵn
- Giải thích hỗ trợ khách hàng
- Mẫu email
- Tin nhắn được chuẩn bị sẵn
Sẵn sàng tạo câu trả lời được xác định trước?
Tạo câu trả lời được xác định trước một cách dễ dàng và bắt đầu hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn ngay hôm nay! Khám phá cách dễ dàng để tăng tốc độ giải quyết vé với bản dùng thử 30 ngày miễn phí, toàn diện của chúng tôi. Hãy thử ngay hôm nay!
